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  • BE-1049 Brussels
  • 01.10.2014
  • Ausschreibung
  • (ID 2-175164)

Framework contract — to support the design and implementation of communication activities relating mainly but not exclusively to the area of EU justice


 
  • Projektdaten

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    Bewerbungsschluss 08.10.2014 Bewerbungsschluss
    Schlusstermin für Unterlagen 01.10.2014
    Verfahren Offenes Verfahren
    Art der Leistung allgemeine Beratungsleistungen / Design
    Aufgabe
    The assistance that the Commission is seeking should enable it to devise a coherent and consistent communication strategy and to carry out integrated information and communication activities. As a result, the European Commission should be able to better respond to the needs of EU citizens and its policies should achieve a better visibility.
    The services required will essentially, but not exclusively, concern the following:
    1. general communication activities;
    2. audiovisual;
    3. printed/online information and promotional material;
    4. events;
    5. campaigns;
    6. media management;
    7. Web.
    Leistungsumfang
    Geschätzter Wert ohne MwSt: 21 000 000 EUR
    Adresse des Bauherren BE-1049 Brussels
    TED Dokumenten-Nr. 250469-2014

  • Anzeigentext Ausschreibung

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    • Auftragsbekanntmachung

      Dienstleistungen
      Richtlinie 2004/18/EG

      Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

      I.1) Name, Adressen und Kontaktstelle(n)
      Europäische Kommission, GD Justiz, Referat JUST/A4 Programmverwaltung
      Raum MO59 04/21
      Zu Händen von: Herrn Renatas Mazeika
      1049
      Brüssel
      BELGIEN
      +32 22962152
      MTJoc3FyK18yK2Fkcj5jYSxjc3Btbl8sY3M=
      +32 22988812

      Internet-Adresse(n):


      Hauptadresse des öffentlichen Auftraggebers: http://ec.europa.eu/justice/newsroom/contracts/index_en.htm
      Weitere Auskünfte erteilen:
      die oben genannten Kontaktstellen

      Ausschreibungs- und ergänzende Unterlagen (einschließlich Unterlagen für den wettbewerblichen Dialog und ein dynamisches Beschaffungssystem) verschicken:
      die oben genannten Kontaktstellen

      Angebote oder Teilnahmeanträge sind zu richten an:
      die oben genannten Kontaktstellen

      I.2) Art des öffentlichen Auftraggebers
      Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation

      I.3) Haupttätigkeit(en)
      Allgemeine öffentliche Verwaltung

      I.4) Auftragsvergabe im Auftrag anderer öffentlicher Auftraggeber
      Der öffentliche Auftraggeber beschafft im Auftrag anderer öffentlicher Auftraggeber: nein

      Abschnitt II: Auftragsgegenstand

      II.1) Beschreibung

      II.1.1) Bezeichnung des Auftrags durch den öffentlichen Auftraggeber:
      Rahmenvertrag — Unterstützung der Planung und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen, hauptsächlich, jedoch nicht ausschließlich im Bereich der EU-Justiz.

      II.1.2) Art des Auftrags und Ort der Ausführung, Lieferung bzw. Dienstleistung
      Dienstleistungen
      Dienstleistungskategorie Nr 11: Unternehmensberatung [6] und verbundene Tätigkeiten
      Hauptort der Ausführung, Lieferung oder Dienstleistungserbringung: Geschäftsräume des Auftragnehmers.
      NUTS-Code

      II.1.3) Angaben zum öffentlichen Auftrag, zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem (DBS)
      Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung

      II.1.4) Angaben zur Rahmenvereinbarung
      Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
      Laufzeit der RahmenvereinbarungLaufzeit in Jahren: 4
      Geschätzter Gesamtauftragswert über die Gesamtlaufzeit der RahmenvereinbarungGeschätzter Wert ohne MwSt: 21 000 000 EUR

      II.1.5) Kurze Beschreibung des Auftrags oder Beschaffungsvorhabens
      Die Unterstützung, die die Kommission sucht, soll sie in die Lage versetzen, eine kohärente und konsistente Kommunikationsstrategie zu formulieren und integrierte Informations- und Kommunikationsmaßnahmen durchzuführen. Dadurch soll die Europäische Kommission besser in der Lage sein, auf die Bedürfnisse der EU-Bürger einzugehen, und ihre Politik soll eine bessere Öffentlichkeitswirksamkeit erreichen.
      Die verlangten Dienstleistungen betreffen im Wesentlichen, jedoch nicht ausschließlich, Folgendes:
      1. allgemeine Kommunikationsmaßnahmen;
      2. Audiovisuelles;
      3. Informations- und Werbematerial in gedruckter Form und im Internet;
      4. Veranstaltungen;
      5. Kampagnen;
      6. Medienmanagement;
      7. Internet.

      II.1.6) Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
      92111200, 79952000, 79951000, 79952100, 79530000, 79342200, 79419000, 79822500, 79800000, 71620000, 72413000

      II.1.7) Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
      Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen (GPA): nein

      II.1.8) Lose
      Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

      II.1.9) Angaben über Varianten/Alternativangebote
      Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

      II.2) Menge oder Umfang des Auftrags

      II.2.1) Gesamtmenge bzw. -umfang:
      Geschätzter Wert ohne MwSt: 21 000 000 EUR

      II.2.2) Angaben zu Optionen
      Optionen: nein

      II.2.3) Angaben zur Vertragsverlängerung
      Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
      Zahl der möglichen Verlängerungen: 3

      II.3) Vertragslaufzeit bzw. Beginn und Ende der Auftragsausführung
      Laufzeit in Monaten: 12 (ab Auftragsvergabe)

      Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

      III.1) Bedingungen für den Auftrag

      III.1.1) Geforderte Kautionen und Sicherheiten:
      Siehe Ausschreibungsunterlagen.

      III.1.2) Wesentliche Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen und/oder Verweis auf die maßgeblichen Vorschriften:
      Siehe Ausschreibungsunterlagen.

      III.1.3) Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
      Siehe Ausschreibungsunterlagen.

      III.1.4) Sonstige besondere Bedingungen
      Für die Ausführung des Auftrags gelten besondere Bedingungen: nein

      III.2) Teilnahmebedingungen

      III.2.1) Persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
      Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: Siehe Ausschreibungsunterlagen.

      III.2.2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
      Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: Zum Nachweis ihrer wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit müssen die Bieter nachweisen (im Fall eines gemeinsamen Angebots wird die kombinierte Leistungsfähigkeit aller Mitglieder des Konsortiums und der angegebenen Unterauftragnehmer betrachtet), dass ihr konsolidierter Jahresumsatz 4 500 000 EUR (Durchschnitt der letzten 3 Jahre) übersteigt.
      Die folgenden Nachweise sind vorzulegen:
      — ausgefüllte „Vereinfachte Bilanz“ und „Vereinfachte Gewinn-&-Verlust-Rechnung“ für die letzten 3 Jahre,
      — Kopie der Gewinn-&-Verlust-Rechnung sowie der Bilanz für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre,
      — in Ermangelung dessen geeignete Bankerklärungen,
      — falls zutreffend, Nachweis der Berufshaftpflichtversicherung.
      Falls ein Bieter aus einem außergewöhnlichen Grund, den der öffentliche Auftraggeber als hinreichend erachtet, 1 oder mehrere der vorstehend genannten Dokumente nicht einreichen kann, kann er seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit auch durch andere Dokumente nachweisen, welche der öffentliche Auftraggeber für geeignet hält. In jedem Fall ist der öffentliche Auftraggeber von dem außergewöhnlichen Grund und seiner Begründung in dem Angebot wenigstens in Kenntnis zu setzen. Die Kommission behält sich das Recht vor, ein Ersatzdokument einzufordern, anhand dessen die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit des Bieters nachgewiesen werden kann.
      Hinweise:
      Die Bieter werden von der Pflicht zur Vorlage der oben genannten Nachweisdokumente befreit, wenn diese Nachweise bereits zum Zwecke eines anderen von der Generaldirektion Justiz eingeleiteten Beschaffungsverfahrens vorgelegt wurden, vorausgesetzt, dass das Ausstellungsdatum dieser Dokumente nicht mehr als 1 Jahr zurückliegt und sie immer noch gültig sind. In einem solchen Fall gibt der Bieter eine ehrenwörtliche Erklärung darüber ab, dass die Nachweisdokumente bereits im Rahmen eines vorherigen Beschaffungsverfahren eingereicht wurden, mit Angabe der Referenz des Ausschreibungsverfahrens, für das die Dokumente eingereicht wurden, und bestätigt, dass sich die Lage des Bieters nicht geändert hat.

      III.2.3) Technische Leistungsfähigkeit
      Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:
      Der Bieter muss die nachstehend genannten Kriterien erfüllen. Wenn er nicht in der Lage ist, alle Kriterien selbst zu erfüllen, so kann er einen Zusammenschluss oder ein Unternehmenskonsortium bilden oder auf Unterauftragnehmer zurückgreifen. In solchen Fällen ist 1 der Bieter als Hauptauftragnehmer zu benennen.
      Kriterium 1:
      Fachkenntnisse und mindestens 5 Jahre Erfahrung im Zusammenhang mit der Abwicklung von länderübergreifenden und mehrsprachigen Informations- und Kommunikationsprojekten.
      Kriterium 2:
      Fachkenntnisse und mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Erstellung von Kommunikationsprojekten und Werbematerialien in mehreren Sprachen (mindestens 3), die auf mehrere Länder abzielen.
      Kriterium 3:
      Fachkenntnisse und mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Produktion von professionellen kommerziellen und informativen Videos in mehreren Sprachen (mindestens 3).
      Kriterium 4:
      Fachkenntnisse und mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Erstellung und Verwaltung von Websites, die Inhalte in mehreren Sprachen (mindestens 3) umfassen.
      Kriterium 5:
      Fachkenntnisse und mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Organisation von Konferenzen (mit mindestens 300 Teilnehmern)/Seminaren/Treffen von Arbeitsgruppen in mehreren Ländern und mehreren Sprachen (mindestens 3), einschließlich der Organisation von Einladungen, Registrierung, Beförderung, Unterkunft und Mahlzeiten für die Teilnehmer;
      Fachkenntnisse und mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Organisation anderer Arten von Veranstaltungen (Wettbewerbe, Ausstellungen, Wanderausstellungen usw.) in mehreren Ländern und mehreren Sprachen (mindestens 3).
      Kriterium 6:
      berufliche Leistungsfähigkeit zur Erbringung der verlangten Dienstleistungen (aufgeführt in Abschnitt I.3 — Beschreibung der Aufgaben):
      nachweisliche Erfahrung des vom Bieter vorgeschlagenen Teams:
      Projektleiter/leitender Berater — mindestens 10 Jahre als Leiter;
      Projektkoordinatoren — mindestens 7 Jahre als Projektkoordinator im Bereich Kommunikation;
      nachgeordnete Berater — mindestens 5 Jahre als Berater im Bereich Kommunikation.
      Kriterium 7:
      erforderliche sprachliche Fähigkeiten zur Erbringung der verlangten Dienstleistungen (aufgeführt in Abschnitt I.3 — Beschreibung der Aufgaben) in allen Amtssprachen der Europäischen Union und der EFTA/EWR-Länder, der Bewerberländer und möglicherweise anderer Länder;
      nachweisliche Erfahrung der Übersetzer/Dolmetscher: Diplom in Übersetzen/Dolmetschen und mindestens 5 Jahre als Dolmetscher/Übersetzer im Rahmen von Kommunikations- oder institutionellen Projekten.
      zu erbringende Nachweise:
      Die nachstehend aufgeführten Punkte sind als Nachweise für die aufgeführten Kriterien vorzulegen.
      Bei Angeboten von Zusammenschlüssen (oder Konsortien) oder mit Unterauftragnehmern sind die Bezeichnung, Funktion und Erfahrung jedes Mitglieds des Zusammenschlusses (oder Konsortiums) oder jedes Unterauftragnehmers anzugeben.
      für die Kriterien 1 bis 5:
      Der Bieter muss Folgendes vorlegen:
      — Liste der wichtigsten Kunden und der wesentlichen erbrachten Dienstleistungen der letzten 5 Jahre, mit Angabe von Auftragswert, Ausführungszeitpunkt und öffentlichem oder privatem Empfänger dieser Dienstleistungen,
      — Beispiele für Arbeiten im Zusammenhang mit den Kriterien 1 bis 5, die in den letzten 3 Jahren durchgeführt wurden. Falls diese Arbeiten teilweise durch Mitglieder eines Zusammenschlusses (oder Unternehmenskonsortiums) oder durch Unterauftragnehmer ausgeführt wurden, muss der Bieter eindeutig die Funktion und den Beitrag aller Beteiligten angeben. Die genannten Projekte müssen den Namen einer Kontaktperson enthalten, die gegebenenfalls das Vorhandensein der Dienstleistungen versichern kann.
      für Kriterium 6:
      Der Bieter muss Folgendes vorlegen:
      — Liste der Materialien und technischen Ausrüstung, die ihm zur Erbringung der vorgeschlagenen Dienstleistungen zur Verfügung stehen,
      — Liste der Dienstleistungen, die der Bieter direkt auszuführen beabsichtigt, und jener Dienstleistungen, die möglicherweise an Unterauftragnehmer vergeben werden,
      — falls erforderlich Identität und Beschreibung der bereits vom Bieter ausgewählten Unterauftragnehmer, auf die bei bestimmten Arten von Arbeiten zurückgegriffen werden kann,
      — Lebensläufe der Mitarbeiter, die vom Bieter für die Erbringung der vorgeschlagenen Dienstleistungen benannt wurden. Sie sollten die Empfehlung der Kommission in Bezug auf ein gemeinsames europäisches Format für Lebensläufe befolgen,
      — Angabe der durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl in den letzten 3 Jahren,
      — Beschreibung der Mittel, über die der Bieter verfügt, um die Qualitätskontrolle bei den von ihm ausgeführten Arbeiten zu gewährleisten.
      für Kriterium 7:
      Der Bieter muss seine Fähigkeit zur Arbeit in den Sprachen der Europäischen Union nachweisen sowie gegebenenfalls seine Fähigkeit zur schnellen Mobilisierung der für die Erbringung der vorgeschlagenen Dienstleistungen benötigten Ressourcen in allen Amtssprachen der Europäischen Union und der EFTA/EWR-Länder, der Bewerberländer und möglicherweise anderer Länder. Als Nachweis dieser Fähigkeit muss er Beispielaufträge für Sprachen liefern, die nicht seine Muttersprache sind.

      III.2.4) Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen

      III.3) Besondere Bedingungen für Dienstleistungsaufträge

      III.3.1) Angaben zu einem besonderen Berufsstand
      Die Erbringung der Dienstleistung ist einem besonderen Berufsstand vorbehalten: nein

      III.3.2) Für die Erbringung der Dienstleistung verantwortliches Personal
      Juristische Personen müssen die Namen und die beruflichen Qualifikationen der Personen angeben, die für die Erbringung der Dienstleistung verantwortlich sind: ja

      Abschnitt IV: Verfahren

      IV.1) Verfahrensart

      IV.1.1) Verfahrensart
      Offen

      IV.1.2) Beschränkung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden

      IV.1.3) Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs

      IV.2) Zuschlagskriterien

      IV.2.1) Zuschlagskriterien
      das wirtschaftlich günstigste Angebot in Bezug auf die Kriterien, die in den Ausschreibungsunterlagen, der Aufforderung zur Angebotsabgabe oder zur Verhandlung bzw. in der Beschreibung zum wettbewerblichen Dialog aufgeführt sind

      IV.2.2) Angaben zur elektronischen Auktion
      Eine elektronische Auktion wird durchgeführt: nein

      IV.3) Verwaltungsangaben

      IV.3.1) Aktenzeichen beim öffentlichen Auftraggeber:
      JUST/2014/A4/01.

      IV.3.2) Frühere Bekanntmachung(en) desselben Auftrags
      nein

      IV.3.3) Bedingungen für den Erhalt von Ausschreibungs- und ergänzenden Unterlagen bzw. der Beschreibung
      Schlusstermin für die Anforderung von Unterlagen oder die Einsichtnahme: 1.10.2014
      Kostenpflichtige Unterlagen: nein

      IV.3.4) Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
      8.10.2014

      IV.3.5) Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

      IV.3.6) Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge verfasst werden können
      Alle Amtssprachen der EU

      IV.3.7) Bindefrist des Angebots
      Laufzeit in Monaten: 6 (ab dem Schlusstermin für den Eingang der Angebote)

      IV.3.8) Bedingungen für die Öffnung der Angebote
      Tag: 15.10.2014
      Ort: rue Montoyer 59, 1040 Brüssel, BELGIEN.
      Personen, die bei der Öffnung der Angebote anwesend sein dürfen: ja
      Weitere Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren: Pro Bieter darf 1 Vertreter der Öffnung der Angebote beiwohnen.

      Abschnitt VI: Weitere Angaben

      VI.1) Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
      Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

      VI.2) Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
      Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der Europäischen Union finanziert wird: nein

      VI.3) Zusätzliche Angaben
      1. Die Spezifikationen können heruntergeladen werden unter: http://ec.europa.eu/justice/newsroom/contracts/index_en.htm2. Im Rahmen der Ausführung dieses Auftrags behält sich die Kommission das Recht vor, Artikel 134 Absatz 1 Buchstabe f der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 der Kommission anzuwenden. Dieser Artikel gibt dem öffentlichen Auftraggeber das Recht, auf ein Verhandlungsverfahren zurückzugreifen, um zusätzliche Aufträge für die Wiederholung vergleichbarer Dienstleistungen oder Arbeiten zu vergeben, die bereits an den Auftragnehmer des ursprünglichen Auftrags übertragen wurden, vorausgesetzt der jeweilige Auftrag entspricht den für diesen Auftrag geltenden Spezifikationen.

      VI.4) Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

      VI.4.1) Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
      Gericht der Europäischen Union
      rue du Fort Niedergrünewald
      2925
      Luxemburg
      LUXEMBURG
      MTJlY2xjcF9qYW1zcHIscGNlZ3FycHc+YXNwZ18sY3NwbW5fLGNz
      +352 4303-1
      http://curia.europa.eu/
      +352 4303-2100

      VI.4.2) Einlegung von Rechtsbehelfen
      Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: binnen 2 Monaten ab Mitteilung an den Kläger oder, in Ermangelung dessen, ab dem Zeitpunkt der Kenntnisnahme. Eine Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten bewirkt weder die Unterbrechung dieses Zeitraums noch den Beginn eines neuen Zeitraums für die Einlegung von Rechtsbehelfen.

      VI.4.3) Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

      VI.5) Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
      14.7.2014




      Contract notice

      Services
      Directive 2004/18/EC

      Section I: Contracting authority

      I.1) Name, addresses and contact point(s)
      For the attention of: Telephone: E-mail: Fax: European Commission, DG Justice, Unit JUST/A4 Programme Management Office MO59 04/21 Mr Renatas Mazeika 1049Brussels BELGIUM +32 22962152 MjIwVmFfYBlNIBlPUmAsUU8aUWFeW1xNGlFh +32 22988812

      Internet address(es):
      General address of the contracting authority: http://ec.europa.eu/justice/newsroom/contracts/index_en.htmFurther information can be obtained from: The above mentioned contact point(s)
      Specifications and additional documents (including documents for competitive dialogue and a dynamic purchasing system) can be obtained from: The above mentioned contact point(s)
      Tenders or requests to participate must be sent to: The above mentioned contact point(s)
      I.2) Type of the contracting authority
      European institution/agency or international organisation

      I.3) Main activity
      General public services

      I.4) Contract award on behalf of other contracting authorities
      The contracting authority is purchasing on behalf of other contracting authorities: no

      Section II: Object of the contract

      II.1) Description

      II.1.1) Title attributed to the contract by the contracting authority:
      Framework contract — to support the design and implementation of communication activities relating mainly but not exclusively to the area of EU justice.

      II.1.2) Type of contract and location of works, place of delivery or of performance
      Services
      Service category No 11: Management consulting services [6] and related services
      Main site or location of works, place of delivery or of performance: Contractor's premises.
      NUTS code

      II.1.3) Information about a public contract, a framework agreement or a dynamic purchasing system (DPS)
      The notice involves the establishment of a framework agreement

      II.1.4) Information on framework agreement
      Framework agreement with a single operator
      Duration of the framework agreementDuration in years: 4
      Estimated total value of purchases for the entire duration of the framework agreementEstimated value excluding VAT: 21 000 000 EUR

      II.1.5) Short description of the contract or purchase(s)
      The assistance that the Commission is seeking should enable it to devise a coherent and consistent communication strategy and to carry out integrated information and communication activities. As a result, the European Commission should be able to better respond to the needs of EU citizens and its policies should achieve a better visibility.
      The services required will essentially, but not exclusively, concern the following:
      1. general communication activities;
      2. audiovisual;
      3. printed/online information and promotional material;
      4. events;
      5. campaigns;
      6. media management;
      7. Web.

      II.1.6) Common procurement vocabulary (CPV)
      92111200, 79952000, 79951000, 79952100, 79530000, 79342200, 79419000, 79822500, 79800000, 71620000, 72413000

      II.1.7) Information about Government Procurement Agreement (GPA)
      The contract is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no

      II.1.8) Lots
      This contract is divided into lots: no

      II.1.9) Information about variants
      Variants will be accepted: no

      II.2) Quantity or scope of the contract

      II.2.1) Total quantity or scope:
      Estimated value excluding VAT: 21 000 000 EUR

      II.2.2) Information about options
      Options: no

      II.2.3) Information about renewals
      This contract is subject to renewal: yes
      Number of possible renewals: 3

      II.3) Duration of the contract or time limit for completion
      Duration in months: 12 (from the award of the contract)

      Section III: Legal, economic, financial and technical information

      III.1) Conditions relating to the contract

      III.1.1) Deposits and guarantees required:
      See tender specifications.

      III.1.2) Main financing conditions and payment arrangements and/or reference to the relevant provisions governing them:
      See tender specifications.

      III.1.3) Legal form to be taken by the group of economic operators to whom the contract is to be awarded:
      See tender specifications.

      III.1.4) Other particular conditions
      The performance of the contract is subject to particular conditions: no

      III.2) Conditions for participation

      III.2.1) Personal situation of economic operators, including requirements relating to enrolment on professional or trade registers
      Information and formalities necessary for evaluating if the requirements are met: See tender specifications.

      III.2.2) Economic and financial ability
      Information and formalities necessary for evaluating if the requirements are met: In order to prove their economic and financial capacity, the tenderers (i.e. in the case of a joint tender, the combined capacity of all members of the consortium and identified subcontractors) must show that their annual consolidated turnover exceeds 4 500 000 EUR (average for the past 3 years).
      The following evidence should be provided:
      — the completed 'Simplified balance sheet' and 'Simplified profit & loss account' completed for the last 3 years,
      — copy of the profit & loss account and balance sheet for the last 3 years for which accounts have been closed,
      — failing that, appropriate statements from banks,
      — if applicable, evidence of professional risk indemnity insurance.
      If, for some exceptional reason which the contracting authority considers justified, a tenderer is unable to provide 1 or the other of the above documents, he or she may prove his or her economic and financial capacity by any other document which the contracting authority considers appropriate. In any case, the contracting authority must at least be notified of the exceptional reason and its justification in the tender. The Commission reserves the right to request any other document enabling it to verify the tenderer's economic and financial capacity.
      Remark:
      the tenderers will be waived of the obligation to submit the documentary evidence mentioned above if such evidence has already been submitted for the purpose of another procurement procedure launched by Directorate-General for Justice, provided that the documents are not more than 1 year old starting from their issuing date and that they are still valid. In such a case, the tenderer shall declare on his honour that the documentary evidence has already been provided in a previous procurement procedure, specifying the reference of the call for tender for which the documents have been provided, and confirm that no changes in his situation have occurred.

      III.2.3) Technical capacity
      Information and formalities necessary for evaluating if the requirements are met:
      The tenderer must satisfy the criteria listed below. If he is unable to satisfy all the criteria himself, he may form a group or consortium of companies or use subcontractors. In such cases, one of the tenderers must be designated as the main contractor.
      Criterion 1:
      have expertise in and a minimum of 5 years' experience of managing transnational and multilingual information and communication projects.
      Criterion 2:
      have expertise in and a minimum of 5 years' experience in creating communication products and promotional material in several languages (at least 3) aimed at several countries.
      Criterion 3:
      have expertise in and a minimum of 5 years' experience in producing professional commercial and informative videos in several languages (at least 3).
      Criterion 4:
      have expertise in and a minimum of 5 years' experience in creating and managing websites including content in several languages (at least 3).
      Criterion 5:
      have expertise in and a minimum of 5 years' experience of organising conferences (with at least 300 participants)/seminars/working group meetings in several countries and several languages (at least 3) including organising invitations, registration, transport, accommodation and meals for participants;
      have expertise in and a minimum of 5 years' experience of organising other kinds of events (competitions, exhibitions, road shows, etc.) in several countries and several languages (3 at least).
      Criterion 6:
      have the professional capacity to perform the requested services (described in Section I.3 — description of tasks):
      proven experience of the team proposed by the tenderer:
      project director/senior consultant — 10 years minimum as director;
      project coordinators — 7 years minimum as project coordinator in communications;
      junior consultants — 5 years minimum as a consultant in communications.
      Criterion 7:
      have the linguistic skills needed to perform the requested services (described in Section I.3 — description of tasks) in all the official languages of the European Union and of the EFTA/EEA countries, the candidate countries and, possibly, other countries;
      proven experience of the translators/interpreters: diploma of translation/interpretation and 5 years minimum in interpreting/translating communications or institutional projects.
      Means of proof to be provided:
      The items listed below must be provided as means of proof for the listed criteria.
      Tenders from groups (or consortia) or including subcontractors must specify the title, role and experience of each of the members of the group (or consortium) or each subcontractor.
      For criteria 1 to 5:
      the tenderer must submit the following items:
      — a list of the main clients and the main services provided during the last 5 years, indicating the value, the date and the public or private recipient of these services,
      — examples of work relating to criteria 1 to 5 and produced over the last 3 years. If this work was partly produced by members of a group (or consortium of companies) or by subcontractors, the tenderer must clearly indicate the role and contribution of everyone involved. The projects referred to must include the name of a contact person who can, if necessary, vouch for the existence of the services.
      For criterion 6:
      the tenderer must submit the following items:
      — a list of the material and technical equipment at his disposal for performing the proposed services,
      — a list of the services that the tenderer intends to carry out directly and those which may be subcontracted,
      — where necessary, the identity and description of the subcontractors already selected by the tenderer and who may be used for certain types of work,
      — the CVs of the staff designated by the tenderer to perform the proposed services. They should follow the Commission's recommendation on a common European format for CVs,
      — an indication of the tenderer's average annual workforce during the last 3 years,
      — a description of the means that the tenderer has at his disposal to ensure quality control of the work he performs.
      For criterion 7:
      the tenderer must demonstrate his ability to work in the languages of the European Union and, if necessary, his ability to rapidly mobilise the resources necessary to perform the proposed services in all the official languages of the European Union and of the EFTA/EEA countries, the candidate countries and, possibly, other countries. In order to demonstrate this ability, he must supply examples of work already produced in languages other than his own.

      III.2.4) Information about reserved contracts

      III.3) Conditions specific to services contracts

      III.3.1) Information about a particular profession
      Execution of the service is reserved to a particular profession: no

      III.3.2) Staff responsible for the execution of the service
      Legal persons should indicate the names and professional qualifications of the staff responsible for the execution of the service: yes

      Section IV: Procedure

      IV.1) Type of procedure

      IV.1.1) Type of procedure
      Open

      IV.1.2) Limitations on the number of operators who will be invited to tender or to participate

      IV.1.3) Reduction of the number of operators during the negotiation or dialogue

      IV.2) Award criteria

      IV.2.1) Award criteria
      The most economically advantageous tender in terms of the criteria stated in the specifications, in the invitation to tender or to negotiate or in the descriptive document

      IV.2.2) Information about electronic auction
      An electronic auction will be used: no

      IV.3) Administrative information

      IV.3.1) File reference number attributed by the contracting authority:
      JUST/2014/A4/01.

      IV.3.2) Previous publication(s) concerning the same contract
      no

      IV.3.3) Conditions for obtaining specifications and additional documents or descriptive document
      Time limit for receipt of requests for documents or for accessing documents: 1.10.2014
      Payable documents: no

      IV.3.4) Time limit for receipt of tenders or requests to participate
      8.10.2014

      IV.3.5) Date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates

      IV.3.6) Language(s) in which tenders or requests to participate may be drawn up
      Any EU official language

      IV.3.7) Minimum time frame during which the tenderer must maintain the tender
      Duration in months: 6 (from the date stated for receipt of tender)

      IV.3.8) Conditions for opening of tenders
      Date: 15.10.2014
      Place: rue Montoyer 59, 1040 Brussels, BELGIUM.
      Persons authorised to be present at the opening of tenders: yes
      Additional information about authorised persons and opening procedure: 1 representative of each tender may attend the opening of the bids.

      Section VI: Complementary information

      VI.1) Information about recurrence
      This is a recurrent procurement: no

      VI.2) Information about European Union funds
      The contract is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no

      VI.3) Additional information
      1. The specifications can be downloaded at: http://ec.europa.eu/justice/newsroom/contracts/index_en.htm2. In the context of the execution of this contract, the Commission reserves the right to apply Article 134(f) of Commission Delegated Regulation (EU) No 1268/2012 permitting use of a negotiated procedure for additional contracts consisting in the repetition of similar services or works entrusted to the contractor, provided that the subject of the contract conforms to the present specifications.

      VI.4) Procedures for appeal

      VI.4.1) Body responsible for appeal procedures
      E-mail: Telephone: Internet address: Fax: General Court rue du Fort Niedergrünewald 2925Luxembourg LUXEMBOURG MjE4VVNcU2BPWlFdY2BiHGBTVVdhYmBnLlFjYFdPHFNjYF1eTxxTYw== +352 4303-1 http://curia.europa.eu/ +352 4303-2100

      VI.4.2) Lodging of appeals
      Precise information on deadline(s) for lodging appeals: Within 2 months of the notification to the plaintiff, or, in absence thereof, of the day on which it came to the knowledge. A complaint to the European Ombudsman does not have as an effect either to suspend this period or to open a new period for lodging appeals.

      VI.4.3) Service from which information about the lodging of appeals may be obtained

      VI.5) Date of dispatch of this notice:
      14.7.2014

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INFO-BOX

Ausschreibung veröffentlicht 24.07.2014
Zuletzt aktualisiert 24.07.2014
Wettbewerbs-ID 2-175164 Status Kostenpflichtig
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