Für die Bewerbung ist der Teilnahmeantrag (Formblatt) zu verwenden (siehe Anlage 1).
Bewerbungen sind in einem verschlossenen Umschlag und mit dem Versandetikett zu versehen. Das Versandetikett wird mit dem Teilnahmeantrag zur Verfügung gestellt. Der Teilnahmeantrag ist vom Bewerber vollständig mit allen geforderten Angaben auszufüllen, in der vorgegebenen Gliederung mit den geforderten Anlagen zu versehen und zu unterschreiben. Bewerbungsunterlagen oder Teile der Bewerbungsunterlagen, die vom Bewerber auf elektronischem Wege (z. B. per Mail oder Fax) versendet werden, sind nicht zugelassen und werden nicht berücksichtigt. Bei der Zusammenstellung der Unterlagen ist darauf zu achten, dass nur Erklärungen und Nachweise eingereicht werden, die für die Bewerbung notwendig sind.
Zusätzliche Informationen, die nicht dem Nachweis der geforderten Angaben dienen, werden nicht berücksichtigt. Die Nachweise können auch in Kopie eingereicht werden. Der Auftraggeber kann, wenn er dies für erforderlich hält, zur Überprüfung die Nachreichung des Originals verlangen. Mehrfachbewerbungen sind nicht zugelassen und führen zum Ausschluss der Bewerbungen, an denen sich das entsprechende Unternehmen beteiligt hat. Angebote, die eine Beauftragung von Unternehmen beinhalten, die nicht in den Bewerbungsunterlagen des Bieters benannt worden waren, werden nicht zugelassen; ebenso Angebote von Bietergemeinschaften, die sich erst nach Aufforderung zur Angebotsabgabe aus aufgeforderten Unternehmen gebildet haben. Bei fremdsprachigen Bescheinigungen ist eine Übersetzung in deutscher Sprache beizufügen. Hinweise zur Entschädigung gem. § 8b Abs. 1 Nr. 1 VOB/A-EU: Jedem Bieter, der ein den Ausschreibungsbedingungen entsprechendes Angebot eingereicht hat, letztlich aber nicht den Zuschlag erhält, wird für die zur Angebotsabgabe erforderliche Erarbeitung von Planungsunterlagen nach Abschluss des Vergabeverfahrens eine Entschädigung in Höhe von 50 000 EUR netto gezahlt. Jedem Bieter, der sein Angebot/Angebote in weiteren Runden des Verhandlungsverfahrens nach Aufforderung der Vergabestelle überarbeitet und optimiert, aber letztlich nicht den Zuschlag erhält, wird für jede weitere Runde eine Entschädigung in Höhe von 10 000 EUR netto gezahlt. Der spätere Auftragnehmer enthält keine Entschädigung. Unabhängig von der Anzahl der eingereichten Angebote wird die Entschädigung nur einmal pro Bieter gezahlt. Näheres regeln die Vergabeunterlagen. Auf der Internetseite http://www.messe-berlin.de/Unternehmen/Einkauf/ können passwortgeschützt zunächst folgende Unterlagen (Anlagen) abgerufen werden:
1. Teilnahmeantrag (Formblatt) inkl. Anlagen.
2. Projektinformation zur Darstellung die wichtigsten Merkmale des Projekts, der Anforderungen an Planung und Ausführung, der Allgemeine Bedingungen für die Auftragsvergabe, der Matrix zur Bewertung der Teilnahmeanträge, Nennung der Zuschlagskriterien, Allgemeine und Besondere Vertragsbedingungen
Das Passwort erhalten Interessenten nach Abgabe einer Vertraulichkeitserklärung. Interessenten können zunächst unter http://www.messe-berlin.de/Unternehmen/Einkauf/ das zu verwendende Formblatt der Vertraulichkeitserklärung abrufen, ausfüllen und rechtsverbindlich unterzeichnet per E-Mail oder Fax an die Vergabestelle übermitteln; die Kontaktdaten finden sich auf dem Formblatt. Nach Eingang der Vertraulichkeitserklärung wird das Passwort zum Abruf der o. g. Unterlagen per E-Mail zur Verfügung gestellt.