Ausschreibung
Publikationsdatum Simap : 16.05.2012
1. Auftraggeber
1.1 Offizieller Name und Adresse des Auftraggebers
Bedarfsstelle/Vergabestelle : armasuisse Immobilien
Beschaffungsstelle/Organisator : armasuisse Immobilien, zu Hdn. von Markus Kuonen, Blumenbergstrasse 39, 3003 Bern, Schweiz, Telefon: +41 31 323 20 20, Fax: +41 31 324 15 61, URL www.armasuisse.ch
1.2 Angebote sind an folgende Adresse zu schicken
armasuisse Immobilien, zu Hdn. von Otto Zuber, Blumenbergstrasse 39, 3003 Bern, Schweiz, Telefon: +41 31 323 20 20, Fax: +41 31 324 15 61
1.3 Gewünschter Termin für schriftliche Fragen
30.05.2012
Bemerkungen : Fragen zu dieser Ausschreibung sind schriftlich (bevorzugt per E-Mail) an Frau Milena Püntener zu richten (milena.puentener@bsb-partner.ch; BSB+Partner, Leutholdstrasse 4, CH-4562 Biberist, Fax: +41 32 671 22 00)
Fragen, die nach diesem Termin eintreffen, können nicht mehr beantwortet werden.
Die Antworten werden schriftlich und anonym an alle Anbieter zugestellt, welche die Ausschreibungsunterlagen bestellt haben.
1.4 Frist für die Einreichung des Angebotes
Datum: 28.06.2012, Formvorschriften: Die schriftlichen Angebote müssen spätestens am letzten Tag der Frist – 28.06.2012 bei der armasuisse Immobilien eingereicht oder zu deren Händen der Schweizerischen Post (Poststempel 28.06.2012, A-Post) übergeben werden. Angebote, die nicht fristgerecht aufgegeben wurden, werden nicht berücksichtigt.
Das Angebot ist verschlossen mit dem Stichwort: „Ausschreibung GEP/VEK/IB-Aufbau: Koordinationsbüro FM West, Umschlag darf nicht geöffnet werden" einzureichen.
Das vollständige, unterzeichnete Angebot ist 4 mal in Papierform (1 Original und 3 Kopien, farbig) und einmal digital
auf einer CD im pdf-Format (inkl. Unterschriften) einzureichen (Teil C und Beilagen).
1.6 Art des Auftraggebers
Bund (Zentrale Bundesverwaltung)
1.7 Verfahrensart
Offenes Verfahren
1.8 Auftragsart
Dienstleistungsauftrag
1.9 Gemäss GATT/WTO-Abkommen, resp. Staatsvertrag
Ja
2. Beschaffungsobjekt
2.1 Art des Dienstleistungsauftrages
Andere Dienstleistungen
Dienstleistungskategorie CPC: [27] Sonstige Dienstleistungen
2.2 Projekttitel der Beschaffung
GEP/VEK/IB-Aufbau: Koordinationsbüro FM West
2.3 Aktenzeichen / Projektnummer
Leistungspaket 51
2.4 Gemeinschaftsvokabular
CPV: 75130000 - Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung
2.5 Detaillierter Aufgabenbeschrieb
Für das Facility Management West wird ein externer Anbieter für die Unterstützung des Leader GEP/VEK/ IB Aufbau in den Bereichen Projektleitung und Projektcontrolling gesucht. Im Fokus stehen die Erarbeitung von neuen und die Nachführung von bestehenden Produkten gemäss IB Aufbau.
Das Koordinationsbüro FM West arbeitet eng mit dem Leader GEP/VEK/IB Aufbau FM West zusammen und unterstützt ihn in seiner Zielerreichung. Daneben sind seitens VBS verschiedene weitere Kontakte mit Facility Managern, Bewirtschaftern, operativen Mietern und Betreibern notwendig. Dazu kommen intensive Kontakte mit den Beauftragten für die verschiedenen Leistungsbereiche.
Die Leistungen, welche das Koordinationsbüro FM West zu erbringen hat, können in verschiedene Leistungsbereiche zusammengefasst und wie folgt beschrieben werden:
Bereich 0 (Koordination): Umfasst die Teilnahme an den schweizweiten CH-Koordinationssitzungen (Teilbereich 01) und die Beratung und Unterstützung des Bereichs FM West (Teilbereich 02).
Bereich 1 (GEP-Planung): Umfasst die Vorbereitung und Begleitung der GEP-Projekte und unterteilt sich in Vorabklärungen, Ausschreibung und Vergabe (Teilb.11), Projektbegleitung, Betreuung und Qualitätssicherung (Teilb.12) und Prüfung, Genehmigung und Dokumentation (Teilb.13).
Bereich 2 (IB-Aufbau): Umfasst die Vorbereitung und Begleitung der verschiedenen Produkte innerhalb des IB Aufbaus. Teilbereich 21 (Stufe 1 light), Teilbereich 22 (Stufe 1), Teilbereich 23 (Stufe 4) und Teilbereich 24 (Stufe 4 Plus).
Bereich 3 (Ver- und Entsorgungskonzept): Umfasst die Vorbereitung und Begleitung der VEK-Projekte und unterteilt sich in die Teilbereiche Vorabklärungen (Teilb. 31), Projektbegleitung, Betreuung und Qualitätssicherung (Teilb. 32) und die Prüfung, Genehmigung und Dokumentation (Teilb. 33).
Bereich 4 (GEP/VEK-Massnahmen): Mit der Fertigstellung und dem Abschluss eines GEP, resp. eines VEK sind verschiedene Massnahmen mit kurz-, mittel-, und langfristigen Umsetzungszielen festgelegt worden. Die notwendigen Massnahmen sind mit Bedürfnisformulierungen beschrieben und zusätzlich mit Massnahmenblättern dokumentiert. Verantwortlich für die Umsetzung ist das Baumanagement.
Bereich 5 (Nachführung): Der Wert der Plangrundlagen ist nur so hoch, wie die entsprechende Aktualität der Daten. Die bestehenden Pläne und Unterlagen müssen regelmässig mit den baulichen Veränderungen ergänzt werden, damit sie ihre Aktualität beibehalten. Das Nachführungskonzept deckt die Bereiche IB Aufbau, GEP und VEK ab. Innerhalb der verschiedenen Bereiche gelten verschiedene Nachführungszyklen. Überall wo neue Daten gemäss IB Aufbau entstanden sind, ist durch das Koordinationsbüro FM pro Jahr eine Nachführungssitzung zu planen, vorzubereiten und vor Ort durchzuführen. Es handelt sich dabei um eine sehr anspruchsvolle Aufgabe, welche eine grosse Erfahrung in Sitzungsleitung und Projektmanagement voraussetzt.
Bereich 6 (Diverses): Umfasst zusätzliche Dienstleistungen für den Fachbereich FM West, welche mit dem Bereich 0 (Koordination) nicht abgedeckt wurden.

Die detaillierten Tätigkeiten zu den einzelnen Bereichen sind aus den Ausschreibungsunterlagen zu entnehmen.

Für den Fachbereich FM West sind 4‘000 Stunden pro Jahr zu leisten. Das Mandat dauert voraussichtlich fünf Jahre (Arbeitsvolumen über 5 Jahre: voraussichtlich 20‘000 Stunden).
2.6 Ort der Dienstleistungserbringung
Die Dienstleistungserbringung findet in der Schweiz beim Auftraggeber (Bern), beim Auftragnehmer und in der Region West statt.
2.7 Aufteilung in Lose?
Nein
2.8 Werden Varianten zugelassen?
Ja
Bemerkungen : Der Auftraggeber erachtet die Einbringung von Varianten beim vorliegenden Auftrag nicht für sinnvoll. Es steht dem Anbieter jedoch frei, zusätzlich zum vorgesehenen Grundangebot ein weiteres Angebot gemäss Teil B für Varianten einzureichen.
2.9 Werden Teilangebote zugelassen?
Nein
2.10 Ausführungstermin
Beginn 01.11.2012 und Ende 31.10.2017
Bemerkungen : Das Mandat dauert voraussichtlich 5 Jahre.
3. Bedingungen
3.1 Generelle Teilnahmebedingungen
keine
3.2 Kautionen / Sicherheiten
keine
3.3 Zahlungsbedingungen
Rechnungen sind an den jeweiligen zuständigen Facility Manager zu stellen. Der Auftraggeber leistet die Zahlungen innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung und deren Kontrolle.
3.4 Einzubeziehende Kosten
All die zur Leistung gehörenden Kosten und Spesen sind einzubeziehen.
3.5 Bietergemeinschaft
Bietergemeinschaften, bestehend aus maximal zwei Firmen, sind zugelassen. Bei einer Bietergemeinschaft muss eine Firma die Federführung übernehmen. Die federführende Firma übernimmt die volle Verantwortung gegenüber dem Auftraggeber.
3.6 Subunternehmer
Analog zu Kapitel Bietergemeinschaften
3.7 Eignungskriterien
aufgrund der nachstehenden Kriterien:
Alle wirtschaftlich und technisch leistungsfähigen Firmen, die zudem die nachfolgenden Eignungsnachweise erbringen,
sind aufgerufen, ein Angebot in CHF zu unterbreiten.
E1: Betriebssicherheitserklärung
Der Anbieter muss eine gültige Betriebssicherheitserklärung besitzen oder einwilligen, eine Betriebssicherheitsprüfung ab Einreichung des Angebots umgehend durchführen zu lassen.
Nachweis: Die gültige Betriebssicherheitserklärung ist dem Angebot beizulegen oder der Anbieter willigt schriftlich ein, eine Betriebssicherheitsprüfung ab Einreichung des Angebots umgehend durchführen zu lassen (Deklaration gemäss Teil C).
E2: Personensicherheitsprüfung
Die Schlüsselpersonen sowie weitere am Projekt beteiligte Mitarbeiter müssen eine gültige Personensicherheitsprüfung besitzen oder einwilligen, eine solche ab Einreichung des Angebots umgehend durchführen zu lassen.
Nachweis: Die gültigen Personensicherheitsprüfungen aller am Projekt beteiligten Mitarbeiter des Anbieters sind dem Angebot beizulegen oder jeder am Projekt beteiligten Mitarbeiter willigt schriftlich ein, eine Personensicherheitsprüfung ab Einreichung des Angebots umgehend durchführen zu lassen (Deklaration gemäss Teil C).
E3: Personelle Ressourcen
Der Anbieter muss über genügend personelle Ressourcen verfügen, um den Auftrag ausführen zu können.
Nachweis: Der Anbieter hat im Teil C, Kapitel 2.3 die Mitarbeiterkapazitäten nach Treu und Glauben anzugeben. Der Anbieter muss über ≥ 8 qualifizierte Mitarbeiter verfügen. Ebenfalls ist zu bestätigen, dass die notwendigen personellen Ressourcen für die Erbringung der ausgeschriebenen Leistungen bereitstehen und zu begründen, wie Mehrleistungen bewältigt werden und wie ein Leistungsabbau intern oder Arbeitsbeschleunigung gehandhabt werden.
E4: Firmenreferenzen
Der Anbieter muss Erfahrung in den ausgeschriebenen Tätigkeitsfeldern nachweisen können.
Nachweis: Es sind im Teil C, Kapitel 2.4 drei Referenzprojekte auszuweisen:
1. Projektmanagement/Bauherrenvertretung
2. Gesamtleitung von grösseren Projekten
3. Ver- und Entsorgung (VEK), GEP, Leitungs- oder Werkleitungskataster
Als Referenzprojekte gelten Projekte, die mit den ausgeschriebenen Leistungen (siehe Leistungsbeschrieb Teil B) vergleichbar sind. Die Referenzprojekte dürfen nicht älter als 10 Jahre sein. Bei einer Bietergemeinschaft muss die federführende Firma mindestens zwei Referenzprojekte ausweisen.
E5: Sprachkenntnisse
Die Projektsprache ist Französisch und Deutsch. Der Projektleiter und dessen Stellvertreter verfügen demzufolge über sehr gute Französisch- und Deutschkenntnisse (Wort und Schrift).
Nachweis: Die Deklaration der Beherrschung der geforderten Sprachen ist im Teil C abzugeben.
E6: IT-Kompatibilität
Der Anbieter muss die IT-Kompatibilität mit der bei armasuisse Immobilien im Einsatz stehenden Soft- und Hardware nachweisen können.
Nachweis: Die Soft- und Hardwareausrüstung des Anbieters ist im Teil C anzugeben.
3.8 Geforderte Nachweise
aufgrund der nachstehenden Nachweise:
Alle unter Punkt 3.7 erwähnten Nachweise für die Eignungskriterien.
3.9 Zuschlagskriterien:
aufgrund der nachstehenden Kriterien
Z1: Qualifikation der eingesetzten Schlüsselpersonen: Gewichtung 30%
Z2: Preisangebot: Gewichtung 25%
Z3: Projektorganisation / Ressourcenplanung: Gewichtung 15%
Z4: Auftragsanalyse / Vorgehenskonzept: Gewichtung 15%
Z5: Präsentation durch die Schlüsselpersonen: Gewichtung 15%
3.10 Bedingungen für den Erhalt der Ausschreibungsunterlagen
Anmeldung zum Bezug der Ausschreibungsunterlagen erwünscht bis : 27.06.2012
Kosten: keine
Zahlungsbedingungen : keine
3.11 Sprachen für Angebote
Deutsch , Französisch
3.12 Gültigkeit des Angebotes
6 Monate ab Schlusstermin für den Eingang der Angebote
3.13 Bezugsquelle für Ausschreibungsunterlagen
unter www.simap.ch
Ausschreibungsunterlagen sind verfügbar ab : 16.05.2012 bis 27.06.2012
Sprache der Ausschreibungsunterlagen : Deutsch , Französisch
4. Andere Informationen
4.1 Voraussetzungen für nicht dem WTO-Abkommen angehörende Länder
keine
4.2 Geschäftsbedingungen
Es gelten die in den Ausschreibungsunterlagen enthaltenen allgemeinen Geschäftsbedingungen für Dienstleistungen der armasuisse.
4.3 Verhandlungen
bleiben vorbehalten
4.4 Verfahrensgrundsätze
Der Auftraggeber vergibt öffentliche Aufträge für Leistungen in der Schweiz nur an Anbieter, welche die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen und der Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen sowie die Lohngleichheit für Mann und Frau gewährleisten.
4.5 Sonstige Angaben
-1. Der Zuschlag erfolgt nach der Genehmigung des Vergabeantrags durch das Vergabegremium der armasuisse Immobillien und unter dem Vorbehalt der Kreditgenehmigung durch das finanzkompetente Organ des Bundes. Der Auftraggeber behält sich vor, den Auftrag nicht zu vergeben, sollte keiner der Anbieter die Punktzahl von 200 (vom Auftraggeber festgelegte, minimale Punktzahl) erreichen.
-2. Die Ausarbeitung der Angebote wird nicht vergütet. Die Angebotsunterlagen bleiben im Besitz der armasuisse
Immobilien.
-3. Die Öffnung der Angebote ist nicht öffentlich.
-4. Willigt die zu prüfende Person (Personensicherheitsprüfung) oder Firma (Betriebssicherheitsüberprüfung) nicht in
die Sicherheitsprüfung ein oder besteht sie die Überprüfung nicht, kann der Auftrag nicht erteilt werden.
-5. Es wird kein Teuerungsausgleich während der vorgesehenen 5 Mandatsjahre gewährt.
-6. Veränderungen bei den zu erbringenden Leistungen sind innerhalb der Vertragsdauer möglich. Mit dem
zukünftigen Auftragnehmer wird jährlich und in gegenseitigem Einvernehmen ein Einzeldienstleistungsvertrag
vereinbart und bestellt. Dieser umfasst die Details der für das kommende Jahr zu erbringenden Leistungen im
Rahmen des Rahmenvertrags.
-7. Das dargestellte Mengengerüst (Teil B) der Arbeitsstunden ist eine Schätzung. Daraus können keinerlei Ansprüche abgeleitet werden.
-8. Im Rahmen einer neuen Zusammenarbeitsform des Bundes mit dem privaten Sektor behält sich der Auftraggeber
vor, die Steuerung und Beauftragung des Mandates neu zu regeln. Das könnte zum Beispiel heissen, dass Leistungen des Auftragsgebers armasuisse Immobilien künftig durch einen Dritten erbracht werden und dieser die hier beschriebenen Leistungen beauftragt und steuert und somit die Ansprechperson für den Beauftragten ändert.
-9. Die Leistungen dieser Ausschreibung werden in der Regel alle fünf Jahre neu ausgeschrieben. Die Vergabstelle
behält sich vor, bei der nachfolgenden Ausschreibung dieses Leistungspakets die Frist zur Angebotseinreichung von
40 auf 24 Tage zu verkürzen.
4.6 Offizielles Publikationsorgan
www.simap.ch
4.7 Rechtsmittelbelehrung
Gegen diese Publikation kann gemäss Art. 30 BöB innert 20 Tagen seit Eröffnung schriftlich Beschwerde beim Bundesverwaltungsgericht, Postfach, 3000 Bern 14 erhoben werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel sowie die Unterschrift der beschwerdeführenden Person oder ihrer Vertretung zu enthalten. Eine Kopie der vorliegenden Publikation und vorhandene Beweismittel sind beizulegen.