I. Na etapie poprzedzającym rozpoczęcie nadzorowania robót budowlanych Inwestor Zastępczy zobowiązany jest w szczególności: 1) należycie zapoznać się z projektem budowlanym, projektem wykonawczym, specyfikacjami technicznymi wykonania i odbioru robót we wszystkich specjalnościach oraz przedmiarami robót w stopniu pozwalającym na udział w procedurze wyboru Wykonawcy robót budowlanych oraz udział w tej procedurze, przeprowadzonej zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29.1.2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz.
759 z późn. zm.); 2) należycie zapoznać się ze wzorem umowy z Wykonawcą robót budowlanych oraz harmonogramem rzeczowo – finansowym robót przedstawionym przez Wykonawcę robót budowlanych; 3) należycie zapoznać się z uzbrojeniem terenu i istniejącymi obiektami; 4) przekazać Zamawiającemu najpóźniej w dniu podpisania umowy oświadczenia inspektorów nadzoru wchodzących w skład zespołu, stwierdzające przyjęcie obowiązków inspektorów nadzoru nad inwestycją; 5) przekazać Zamawiającemu najpóźniej w dniu podpisania umowy kopie dokumentów uprawnień budowlanych w wymaganym przez przedmiot umowy zakresie wraz z aktualnymi zaświadczeniami o przynależności do właściwej okręgowej izby samorządu zawodowego.
6) powiadomić organ nadzoru budowlanego o terminie rozpoczęcia robót z załączeniem oświadczenia kierownika budowy i inspektorów nadzoru, stwierdzających przejęcie obowiązków przypisanych tym funkcjom na budowie; 7) uczestniczyć w protokolarnym przekazaniu placu budowy Wykonawcy robót budowlanych; II. Po rozpoczęciu robót budowlanych Inwestor Zastępczy zobowiązany jest świadczyć kompleksowy nadzór inwestorski we wszystkich specjalnościach wynikających z zadania inwestycyjnego zgodnie z ustawą z dnia 7.7.1994 r.
Prawo budowlane (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r., Nr 243, poz. 1623 z późniejszymi zmianami), projektem budowlanym, projektem wykonawczym i specyfikacjami technicznymi wykonania i odbioru robót we wszystkich specjalnościach stanowiącymi załącznik nr 2 do umowy na świadczenie usługi Inwestora Zastępczego oraz czynności związane z rozliczeniem rzeczowym i finansowym zadania inwestycyjnego, a w szczególności: 1) sprawować nadzór inwestorski w następujących specjalnościach: a) konstrukcyjno – budowlanej, b) architektonicznej, c) instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń cieplnych, wentylacyjnych, klimatyzacyjnych, gazowych, wodociągowych i kanalizacyjnych, d) instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń elektrycznych oraz elektroenergetycznych, e) drogowej, f) telekomunikacyjnej a także w zakresie instalacji niskoprądowej (sieć strukturalna, system kontroli dostępu, system telewizji dozorowej, system sygnalizacji pożaru, system alarmowy, włamania i napadu, system wideo-domofonowy, system nagłośnienia audio-wideo); 2) nadzorować budowę w celu sprawdzenia jakości wykonywanych robót oraz używanych materiałów z częstotliwością zapewniającą skuteczny nadzór (nie rzadziej niż raz na 2 dni), uzależnioną od rodzaju wykonywanych robót oraz potrzeb Zamawiającego i Wykonawcy robót budowlanych; 3) nadzorować budowę ze szczególnym uwzględnieniem czynności odbioru robót zanikających i ulegających zakryciu; 4) dokonywać odbiorów robót zanikających lub ulegających zakryciu w terminie do 3 dni roboczych od daty zawiadomienia; 5) w przypadku zaistnienia sytuacji awaryjnej, stawić się na placu budowy niezwłocznie; 6) zatwierdzać materiały, wyroby i urządzenia przewidziane przez Wykonawcę robót budowlanych do zastosowania, ocenić ich zgodność z projektem budowlanym, projektem wykonawczym i specyfikacjami technicznymi wykonania i odbioru robót we wszystkich specjalnościach, a w przypadku propozycji Wykonawcy robót zastosowania materiałów, wyrobów i urządzeń równoważnych – dokonać oceny ich równoważności z przewidzianymi w projekcie budowlanym, projekcie wykonawczym i specyfikacjach technicznych wykonania i odbioru, w uzgodnieniu z Zamawiającym i osobami pełniącymi Nadzór autorski; 7) kontrolować sposób składowania i przechowywania materiałów, wyrobów oraz urządzeń; 8) egzekwować od Wykonawcy robót budowlanych pełnego dostępu do terenu budowy, wszelkich miejsc pozyskiwania, wytwarzania, wmontowania, składania lub przygotowywania materiałów i urządzeń do wbudowania; 9) nadzorować badania wbudowywanych materiałów, wyrobów i urządzeń wykonywanych przez Wykonawcę robót budowlanych, a w razie wątpliwości co do ich jakości - nakazywać Wykonawcy robót budowlanych wykonanie dodatkowych badań, po uprzedniej akceptacji Zamawiającego; 10) prowadzić w imieniu Zamawiającego – własnym staraniem i na swój koszt – wszelkie badania laboratoryjne i kontrolne wynikające z zakresu badań określonych w specyfikacjach technicznych wykonania i odbioru robót; 11) kontrolować dokumenty jakości, aprobaty, deklaracje zgodności, atesty higieniczne, instrukcje obsługi i inne dokumenty związane z wbudowywanymi materiałami, wyrobami i urządzeniami w celu niedopuszczenia do zastosowania materiałów, wyrobów i urządzeń wadliwych lub niedopuszczonych do stosowania w budownictwie na terenie Polski; 12) zatwierdzać przedstawione metody wykonania robót budowlanych, włączając w to roboty tymczasowe i zabezpieczające zaproponowane przez Wykonawcę robót budowlanych; 13) nadzorować przeprowadzanie prób i rozruchów; 14) sprawdzać wykonane roboty i powiadamiać Wykonawcę robót budowlanych, nadzór autorski oraz Zamawiającego o wykrytych wadach, określając zakres koniecznych do wykonania robót poprawkowych; 15) egzekwować terminowe usunięcie wad; 16) sporządzać pisemne poświadczenia o usunięciu wad przez Wykonawcę robót budowlanych; 17) nadzorować roboty budowlane i instalacyjne oraz wyposażenie budynku w sprzęt i urządzenia w zakresie zgodności z wymaganiami ochrony przeciwpożarowej; 18) pisemnie informować Zamawiającego z odpowiednim wyprzedzeniem o wszelkich zagrożeniach występujących podczas realizacji robót oraz podejmowanych działaniach zapobiegawczych i naprawczych; 19) wstrzymywać roboty budowlane prowadzone w sposób zagrażający bezpieczeństwu lub niezgodnie z wymaganiami umowy zawartej przez Zamawiającego z Wykonawcą robót budowlanych i niezwłocznie w sposób pisemny zawiadomić Zamawiającego o zaistniałym stanie rzeczy; 20) podejmować decyzje o robotach, których wykonanie jest natychmiastowo wymagane, wynikających z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub w sytuacjach zagrożenia życia; 21) monitorować postęp robót pod względem technicznym, finansowym, organizacyjnym i czasowym oraz sprawdzać ich stan realizacji z obowiązującym harmonogramem rzeczowo – finansowym, zatwierdzać rysunki wykonawcze i warsztatowe sporządzone przez Wykonawcę robót budowlanych; 22) powiadamiać Zamawiającego o wszelkich roszczeniach Wykonawcy robót budowlanych oraz rozbieżnościach pomiędzy dokumentacją Zamawiającego, a stanem faktycznym na terenie budowy; 23) kontrolować prawidłowość oraz dokonywać poprzez poszczególnych inspektorów nadzoru zapisów w dzienniku budowy w zakresie powierzonych im czynności nadzoru, stwierdzających wszystkie okoliczności mające znaczenie dla oceny właściwego wykonania robót budowlanych oraz innych dokumentów budowy; 24) informować Zamawiającego o wszelkich opóźnieniach lub nieuzasadnionym przerwaniu robót budowlanych, lub nienależytym wykonywaniu obowiązków, czy wykonywaniu robót budowlanych w sposób sprzeczny z umową, a w szczególności o w/w zdarzeniach uprawniających Zamawiającego do naliczenia Wykonawcy robót kar umownych; 25) sporządzać protokoły konieczności i przedkładać je Zamawiającemu do akceptacji; 26) opiniować wszelkie propozycje oraz przesłanki wykonania robót powodujących konieczność udzielenia przez Zamawiającego Wykonawcy robót budowlanych zamówień uzupełniających lub zamówień dodatkowych. Opiniować wszelkie propozycje wykonania robót zamiennych, a także zmian w zakresie technologii wykonania robót, zmian w zakresie dokumentacji projektowej lub specyfikacji technicznej, zmniejszenia zakresu prac budowlanych, rezygnacji z wykonania części prac, zmian parametrów urządzeń lub wyposażenia i przedstawiać je Zamawiającemu do akceptacji wraz z propozycją rozliczenia w/w robót zgodnie z postanowieniami umowy z Wykonawcą robót budowlanych; 27) przygotować projekt Warunków Zamówienia oraz sprawdzić kosztorysy i przedmiary w zakresie niezbędnym do wszczęcia i przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne na wykonanie robót/zamówień dodatkowych i uzupełniających; 28) nadzorować w w/w zakresie również ewentualne roboty dodatkowe, uzupełniające i zamienne związane z realizacją zadania inwestycyjnego; 29) organizować i przewodniczyć nie rzadziej niż jeden raz na miesiąc (a w przypadku wystąpienia potrzeby częściej) naradom technicznym, w których udział biorą przedstawiciele wszystkich zaangażowanych w realizację zadania inwestycyjnego stron (w szczególności z udziałem Zamawiającego) oraz sporządzać protokoły z tych narad, a następnie przekazywać je Zamawiającemu i Wykonawcy robót budowlanych w terminie 3 dni od dnia narady; 30) na bieżąco egzekwować ustalenia z narad technicznych, o których mowa w pkt 29 niniejszego ustępu; 31) przedkładać Zamawiającemu do zatwierdzenia pisemne miesięczne raporty rozliczeniowe w wersji papierowej, a także w jednym egzemplarzu (w wersji papierowej) dla Nadzoru autorskiego w terminie do 7 dni po upływie każdego miesiąca kalendarzowego: a) raporty te mają zawierać informacje o stanie zaawansowania zadania, analizę zgodności terminów wykonywania robót z przyjętym harmonogramem rzeczowo - finansowym, informacje o kosztach w zakresie zgodności z przyjętymi założeniami oraz harmonogramem rzeczowo - finansowym, ocenę jakości wykonywanych robót i występujących głównych problemów, b) Zamawiający może odmówić zatwierdzenia w/w raportu w terminie 7 dni od dnia jego złożenia wraz z podaniem pisemnego uzasadnienia; c) w sytuacji określonej w lit.b), Inwestor Zastępczy winien ustosunkować się do pisemnego uzasadnienia Zamawiającego w terminie 3 dni od jego otrzymania. Niezachowanie tego terminu stanowi podstawę do naliczenia kar umownych w wysokości wskazanej w § 13 ust. l lit. c) wzoru umowy na świadczenie usługi Inwestora Zastępczego; d) w przypadku nie złożenia raportu, o którym mowa lub odmowy jego zatwierdzenia przez Zamawiającego Inwestor Zastępczy nie jest upoważniony do wystawienia faktury; e) trzykrotne następujące po sobie zaistnienie sytuacji, o której mowa w lit. d) może stanowić podstawę do odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Inwestor Zastępczy; 32) prowadzić dokumentację fotograficzną budowy (w formie papierowej i cyfrowej) i załączyć ją do sporządzanych przez Inwestora Zastępczego miesięcznych raportów o stanie zaawansowania robót składanych Zamawiającemu; 33) poza raportami, o których mowa w pkt. 31, niezwłocznie przekazywać pisemnie wszelkie informacje i opinie mające znaczenie dla prawidłowej realizacji zadania; 34) sprawdzać i potwierdzać zestawienia ilości i wartości faktycznie wykonanych robót w okresie rozliczeniowym, będących podstawą do rozliczeń finansowych Zamawiającego z Wykonawcą robót budowlanych, na podstawie harmonogramu rzeczowo – finansowego oraz kosztorysu Wykonawcy.
Przeprowadzać – w ramach posiadanych przez Zamawiającego środków - odbiory robót wykonanych w okresie rozliczeniowym do 7 dni od daty zgłoszenia odbioru robót przez Wykonawcę robót budowlanych; 35) zatwierdzać protokoły odbioru elementów robót, niezbędnych do wystawienia faktur przez Wykonawcę robót budowlanych w danym okresie rozliczeniowym; 36) kontrolować prawidłowość zafakturowanych robót oraz sprawdzać dokumenty rozliczeniowe budowy pod względem merytorycznym i rachunkowym; 37) potwierdzić aktualny stan robót w razie przerwy w robotach oraz w innych wypadkach, gdy zajdzie potrzeba ustalenia ilości, jakości i wartości w zakresie niezbędnym do rozliczeń z Wykonawcą robót budowlanych; 38) zorganizować nadzór w sposób zapewniający terminowość odbioru, eliminując możliwość powstawania opóźnień w ich realizacji; 39) zorganizować i brać udział wraz z Zamawiającym w odbiorze częściowym robót – w sytuacji, gdy Zamawiający wystąpi do Wykonawcy robót budowlanych z wnioskiem o przekazanie części przedmiotu umowy o roboty budowlane - do 14 dni od daty zgłoszenia odbioru robót przez Wykonawcę robót budowlanych, ustalić ewentualne wady, usterki w toku odbioru oraz egzekwować ich usunięcie przez Wykonawcę robót budowlanych (w odbiorze biorą udział wszyscy inspektorzy nadzoru); 40) zorganizować i brać udział wraz z przedstawicielami Zamawiającego w odbiorze końcowym robót budowlanych w terminie do 30 dni od zgłoszenia gotowości przez Wykonawcę robót budowlanych (w odbiorze końcowym biorą udział wszyscy inspektorzy nadzoru oraz przedstawiciele Zamawiającego należycie umocowani), a w szczególności: a) potwierdzać zgodność wpisu do dziennika budowy potwierdzającego zakończenie wszystkich robót i przeprowadzenie z wynikiem pozytywnym wymaganych prób i sprawdzeń, b) brać udział w przeprowadzeniu prób i sprawdzeń, c) zweryfikować, sprawdzić kompletność i prawidłowość przedłożonych przez Wykonawcę robót budowlanych dokumentów wymaganych do odbioru końcowego i pisemnie zawiadomić o ich kompletności Zamawiającego w terminie do 10 dni od dnia ich otrzymania, d) zorganizować odbiór końcowy i zawiadomić wszystkich uczestników o odbiorze końcowym, e) brać udział wraz z przedstawicielami Zamawiającego w czynnościach odbioru, ustalić ewentualne wady, czy usterki i egzekwować ich usunięcie przez Wykonawcę robót budowlanych, f) sporządzać i podpisywać wraz z przedstawicielami Zamawiającego bezusterkowy odbiór końcowy (Inwestor Zastępczy nie jest uprawniony do samodzielnego dokonania odbioru robót), g) sprawdzić pod względem kompletności i ważności przekazane przez wykonawcę robót budowlanych instrukcje użytkowania i konserwacji maszyn i urządzeń, kodów, gwarancje, certyfikaty, atesty i inne dokumenty niezbędne do prawidłowego użytkowania obiektu, h) sprawdzać rozliczenie prac wykonanych przez Wykonawcę robót budowlanych; 41) naliczać i egzekwować w uzgodnieniu z Zamawiającym wymaganych – zgodnie z warunkami umownymi – kar umownych od Wykonawcy robót budowlanych; 42) poświadczyć termin zakończenia robót budowlanych; 43) sprawdzać wszelkie dokumenty przygotowane przez Wykonawcę robót budowlanych po zakończeniu robót budowlanych; 44) kontrolować przestrzegania na budowie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz utrzymywania porządku przez wszystkich uczestników procesu inwestycyjnego w rozumieniu wymagań stawianych przez Prawo budowlane i inne obowiązujące przepisy; 45) wnioskować z jednoczesnym powiadomieniem o tym Zamawiającego o usunięciu z terenu budowy każdej osoby zatrudnionej przez Wykonawcę robót budowlanych, która zachowuje się w sposób niewłaściwy lub jest niekompetentna lub niedbała w swojej pracy.
46) rozliczyć umowę o roboty budowlane w przypadku jej rozwiązania wraz z przeprowadzeniem inwentaryzacji.
III. Po podpisaniu bezusterkowego protokołu odbioru końcowego robót budowlanych Inwestor Zastępczy zobowiązany jest w szczególności: 1) przygotować rozliczenia rzeczowe i końcowe z realizacji umowy na roboty budowlane w terminie 30 dni od dnia podpisania protokołu bezusterkowego odbioru końcowego robót budowlanych; 2) zweryfikować i zatwierdzić instrukcję użytkowania budynku oraz instrukcję bezpieczeństwa pożarowego z planem ewakuacji, o którym mowa w § 6 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów (Dz. U. z 2010 r., Nr 109 poz. 719) oraz kompletną dokumentację powykonawczą, a następnie dostarczyć ją do Zamawiającego wraz z dokumentacją związaną z nadzorowaną budową (łącznie z inwentaryzacją geodezyjną i świadectwem charakterystyki energetycznej) w formie ustalonej z Zamawiającym; 3) przygotować dane rzeczowe i finansowe niezbędne do końcowego rozliczenia inwestycji oraz do sporządzenia dokumentów przekazania - przejęcia PT i OT w terminie 30 dni od dnia podpisania bezusterkowego protokołu odbioru końcowego robót; 4) przekazać – przy udziale Zamawiającego – gotowe obiekty do użytkowania wraz z kompletem niezbędnych dokumentów w stanie faktycznym i prawnym, zdatnym do rozpoczęcia użytkowania; 5) w terminie 60 dni od daty przekazania obiektu do użytkowania opracować kompletną dokumentację rozliczeniową zadania inwestycyjnego celem jej złożenia w Departamencie Budżetu, Kontroli Zarządczej i Efektywności Ministerstwa Sprawiedliwości; 6) uzyskać wszystkie wymagane przepisami prawa decyzje administracyjne, opinie, uzgodnienia po zakończeniu procesu inwestycyjnego; 7) współdziałać z Wykonawcą robót budowlanych i Zamawiającym w celu uzyskania decyzji o pozwoleniu na użytkowanie; 8) obsługiwać okres gwarancji i rękojmi zadania inwestycyjnego. Inwestor Zastępczy zobowiązany będzie do: prowadzenia przy udziale przedstawicieli Zamawiającego, przeglądów gwarancyjnych. Zamawiający zakłada, że w okresie gwarancyjnym przynajmniej raz na pół roku dokonywane będą przeglądy stanu technicznego wybudowanego obiektu i instalacji; w przypadku stwierdzenia usterek/wad objętych gwarancją lub rękojmią Inwestor Zastępczy zobowiązany będzie do wyegzekwowania ich naprawy przez Wykonawcę robót budowlanych, w ramach prowadzenia przeglądów gwarancyjnych. Inwestor Zastępczy zobowiązany jest do opracowania harmonogramu przeglądów, organizowania przeglądów, nie rzadziej niż raz na pół roku, przygotowania dokumentacji po przeglądzie, kierowania pism do Wykonawcy robót budowlanych o usuniecie usterek, jeśli będzie taka potrzeba – obsługa poodbiorowa do terminów wygaśnięcia gwarancji i odbiorów pogwarancyjnych; 9) archiwizować korespondencję i dokumentację dotyczącą przebiegu procesu inwestycyjnego i przekazać ją Zamawiającemu w stanie kompletnym po zakończeniu inwestycji lub rozwiązaniu umowy na świadczenie usługi Inwestora Zastępczego.
IV. Na każdym etapie realizacji inwestycji Inwestor Zastępczy zobowiązany jest w szczególności: 1) zapewnić, w razie potrzeby, tłumaczenia wszelkich dokumentów obcojęzycznych związanych z realizacją zadania inwestycyjnego; 2) zapewnić, w razie potrzeby, tłumacza na budowie, w przypadku, gdy w skład zespołu Inwestora Zastępczego wchodzi osoba nie władająca językiem polskim, 3) dążyć do oszczędnej realizacji inwestycji, zapobiegać stratom i marnotrawstwu; 4) niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie 2 dni, udzielać Wykonawcy robót budowlanych wszelkich dostępnych informacji i wyjaśnień dotyczących realizacji zadania inwestycyjnego; 5) doradzać Zamawiającemu w przypadku zaistnienia roszczeń i sporów z Wykonawcą robót budowlanych oraz w przypadku zaistnienia problemów na etapie prowadzenia robót budowlanych; 6) w przypadku kontroli przebiegu realizacji zadania współdziałać z Zamawiającym poprzez przedłożenie stosownych dokumentów dotyczących realizacji zadania; 7) występować w imieniu Zamawiającego przed organami administracji w sprawach wynikających z realizacji inwestycji, w granicach udzielonych pełnomocnictw; 8) reprezentować Zamawiającego, na jego wniosek, w kontaktach z osobami trzecimi w sprawach związanych z realizacją inwestycji; 9) dostosować czas pracy do czasu pracy Wykonawcy robót budowlanych i wymagań Zamawiającego; 10) opiniować i wskazywać sposoby załatwienia wszelkiego rodzaju skarg i roszczeń osób trzecich wywołanych realizacją zadania; 11) ściśle współpracować z Zamawiającym oraz osobami pełniącymi Nadzór autorski; 12) udzielać wszystkich niezbędnych informacji związanych z przebiegiem nadzorowanej inwestycji w całym okresie realizacji umowy, w tym opracowywać sprawozdania i załączniki wg wzorów Zamawiającego „Informacja z realizacji zadań finansowanych ze środków inwestycyjnych” w terminach obowiązujących w Ministerstwie Sprawiedliwości; 13) prowadzić i na bieżąco aktualizować Kartę ewidencyjną zadania inwestycyjnego sądu; 14) przekazywać Zamawiającemu kopie wszystkich pism kierowanych do Wykonawcy robót budowlanych i innych osób biorących udział w procesie inwestycyjnym.

Wartość zamówienia powyżej 130 000 EUR.