Allgemeine Erläuterungen zum Verfahrensablauf:
Die Erfüllung der Auswahlkriterien gm. Pkt. III.1.10, mit der eine Zulassung der Teilnahme am Planungswettbewerb erwirkt werden kann, ist durch das vollständige Ausfüllen und fristgerechte Einreichen des Bewerberbogens (= Teilnahmeantrag) möglich (Frist hierzu siehe Pkt. IV.2.2).
Die Nachweise für die hier gemachten Angaben sind jedoch nicht zwingend mit dem Bewerberbogen einzureichen (dies ist jedoch möglich), sondern müssen nur im Falle der Zulassung zum Verhandlungsgespräch vorgelegt werden.
Sollten mehr Bewerber geeignet sein als Teilnehmer am Planungswettbewerb zugelassen werden können (siehe Pkt. IV.1.2) entscheidet das Los. Diesbzgl. wird der Hinweis gegeben, dass die Vergabestelle ihrerseits vier Büros zur Teilnahme am Planungswettbewerb auffordern wird. Das bedeutet, dass maximal 6 weitere Teilnehmer zugelassen werden können.
Mit der Zulassung zum Planungswettbewerb ist die Aufforderung zur Teilnahme am Planungswettbewerb verbunden. Diese erfolgt durch entsprechende Information an die betreffenden Büros und die Bezugnahme auf die Auslobungsunterlage bzw. das Info-Paket (siehe Verdingungsunterlagen). Fristen bzgl. der Bearbeitung der Beiträge zum Planungswettbewerb sind der Auslobungsunterlage zu entnehmen, die zu Zwecken der Information nun bereits Teil der Verdingungsunterlagen ist und frei bezogen werden kann.
Der Auslobungsunterlage ist auch zu entnehmen, nach welchen Kriterien das Preisgericht die Beiträge zum Planungswettbewerb bewertet und wie die Zulassung zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren bzw. dem Verhandlungsgespräch erfolgt.
Für die Zulassung zum Verhandlungsgespräch ist es erforderlich, zum Kreis der Preisträger aus dem Planungswettbewerb zu gehören und die geforderten Eignungsnachweise erbracht zu haben. Sollten diese Nachweise bereits mit der Vorlage des Bewerberbogens erbracht worden sein, muss keine erneute Nachweisführung erfolgen. Ansonsten ist diese nachzuführen. Sollte im Zuge der nachträglichen Nachweisführung festgestellt werden, dass die Eignung des Bewerbers nicht gegeben ist, kann somit auch keine Zulassung zum Verhandlungsgespräch gewährt werden. Entstandene Kosten werden nicht erstattet.
Im Verhandlungsgespräch wird anhand der Zuschlagskriterien, die zu Zwecken der Information nun bereits Teil der Verdingungsunterlagen sind und frei bezogen werden können, bewertet. Das Büro, das in diesem Zuge die höchste Punktzahl erreicht, soll den Zuschlag erhalten.
Weiterführende Hinweise:
Die Vergabstelle behält sich vor, die Entscheidung über die Vergabe bereits auf Basis der im Zuge der Aufforderung zur Teilnahme am Verhandlungsgespräch einzureichenden indikativen Angebots zu treffen und den Zuschlag zu erteilen.
In Ergänzung zu Pkt. IV.3.3) wird präzisiert, dass sich dem Planungswettbewerb ein VgV-Verfahren anschließt, das gemäß oben stehender Allgemeiner Erläuterungen zum Verfahrensablauf eine gesonderte Bewertungsstufe (Verhandlungsgespräch bzw. Zuschlagskriterien) umfasst. Es ist jedoch sichergestellt, dass ausschließlich die Preisträger des Planungswettbewerbs (= Gewinner) zu dieser Verfahrensstufe eingeladen werden.