Das Kurhaus selbst verfügt über 10 Veranstaltungsräume verschiedener Größen. Die angrenzenden Kurhaus-Kolonnaden verfügen über 3 weitere Veranstaltungsräume. Hinzu kommt noch das Jagdschloss Platte mit zwei Veranstaltungsgeschossen (Erd- und Obergeschoss mit ca. 660 qm), in dem in begrenztem Umfang ebenfalls Um-, Auf- und Abbauten stattfinden.
Mit Ausnahme des Rangs im Friedrich von Thiersch-Saals gibt es kein fest verschraubtes oder installiertes Mobiliar an den genannten Leistungsorten. Die komplette weitere Einrichtung ist mobil und wird täglich veranstaltungsbezogen aufgebaut, geändert, angepasst, umgebaut bzw. gerichtet.
Der Veranstaltungsbetrieb läuft an 365/366 Tagen pro Jahr mit bis zu 24 Stunden pro Tag.
Das Haus verfügt über zahlreiche Einrichtungsgegenstände z. B. mehr als 3 000 Stühle, über 1 000 Tische in verschiedenen Größen und Ausführungen. Des Weiteren gibt es verschiedene Rednerpulte, Stell- und Pinnwände bis hin zu Podesten, Orchesterequipment u. v. m., die wie oben beschrieben gegebenenfalls täglich und stets mit größter Sorgfalt und Umsicht bewegt und auf- bzw. abgebaut werden müssen. So wird eine einzelne Stellwand beispielsweise aus bis zu 7 Einzelteilen zusammengebaut.
Insbesondere die Instrumente des Hauses (z. B. Steinway Konzertflügel, Stutzflügel, Klaviere) dürfen natürlich auch bei häufigen und schwierigen Transporten keinerlei Schaden nehmen.
Auch technische Einrichtungen, wie zum Beispiel Leinwände werden veranstaltungsbezogen häufig auf- bzw. abgebaut, umgebaut oder eingelagert. Selbst Tensatoren, Fahnen und Fahnenmasten, Absperrgitter, PKW-Rampen, Kundenstopper, Spiegel für Garderoben u.v.m. werden in der Veranstaltungslogistik verplant.
Um die täglichen Arbeiten in der internen Logistik kümmert sich ein 8-köpfiges Hauswarteteam der Kurhaus Wiesbaden GmbH unter Leitung eines Vorarbeiters (in der Regel werktags zwischen 7.00 Uhr und 16.00 Uhr). Der im Rahmen dieser Ausschreibung gesuchte Dienstleister soll vor allem alle übrigen Zeiten, an denen Umbauten oder Transporte anstehen, abdecken können.
Dies bedeutet insbesondere Einsätze an fast allen Wochenenden, aber auch gelegentlich unter der Woche in den Abend- und Nachtstunden oder am späten Nachmittag. Grundsätzlich können Einsätze zu jeder Tages- und Nachtzeit anfallen. Darüber hinaus soll der Dienstleister im Bedarfsfall auch in der Lage sein, das interne Hauswarteteam während der normalen Geschäftszeiten zu unterstützen (etwa durch Übernahme bestimmter Arbeiten bei insgesamt erhöhtem Arbeitsaufwand).
Im Jahr 2016 fielen für das hier ausgeschriebene Leistungsspektrum ca. 3 300 Stunden für Umbauten und Transportdienste an. Diese Zahl dient als Orientierung für die Bieter, begründet aber keinen Anspruch für die Zukunft. Grundsätzlich ist die Anzahl der Einsätze abhängig von der Buchungslage im Kurhaus und kann sowohl nach oben, als auch nach unten variieren.
Die Umsetzung der kompletten, veranstaltungsbezogenen Raumeinrichtung wird durch die Auftraggeberin vorgegeben, genauso wie Beginn und Ende der vorgesehenen Um- und Aufbauten. Diese richten sich grundsätzlich nach dem Veranstaltungskalender der Kurhaus Wiesbaden GmbH und sind durch den Dienstleister zwingend einzuhalten. Zum Abschluss jedes Um- oder Aufbaus werden die entsprechenden Arbeitsergebnisse durch hausinternes Personal der Kurhaus Wiesbaden GmbH abgenommen. Jeder Arbeitseinsatz des Dienstleisters gilt erst mit einer erfolgreichen Abnahme auch als erfolgreich beendet.
Die Organisation der auszuführenden Dienstleistungen vor Ort, d. h. die Planung und die jeweilige Anzahl der einzusetzenden auftragnehmereigenen Mitarbeiter und deren Koordination obliegt dem Auftragnehmer, wo bei dieser ggf. Anweisungen eines vor Ort anwesenden Ansprechpartners der Auftraggeberin im Hinblick auf Änderungen im Ablauf Folge zu leisten hat.
Weitere Informationen finden Sie in den Vergabeunterlagen.