Leistungen des Technischen Gebäudemanagements der Haus- und Wohnungsverwaltung für insgesamt 19 Objekte mit 106 Einheiten

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a) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle: Offizielle Bezeichnung: Technisches Gebäudemanagement/Wohnungsverwaltung Stadt Böhlen; Bereich/Abteilung: Amt für Bauplanung, Wirtschaftsförderung und Stadtentwicklung; Straße, Hausnummer: Karl-Marx-Straße 5; Postleitzahl: 04564; Ort: Böhlen; Land: Deutschland; E-Mail: MTVGKTxwbm87bm9cX28oXWpgY2dgaSlfYDY= Telefonnummer: +49 493420660965; Fax: +49 493420660990; Internetadresse: http://www.stadt-boehlen.de/wirtschaft-bauen/1793.html; den Zuschlag erteilende Stelle: s.o.; Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind: s.o.

b) Vergabeart: Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb

c) Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind: Die elektronische Angebotsabgabe ist nicht zugelassen.

d) Art und Umfang der Leistung: Leistungsbeschreibung: Die Stadt Böhlen schreibt hier Leistungen des Technischen Gebäudemanagements der Haus- und Wohnungsverwaltung für insgesamt 19 Objekte mit 106 Einheiten aus. Die Verwaltung wird derzeitig durch die Firma Beratungs-Dienste Laguna de la Vera GmbH aus Pegau geführt und zwar übergangsweise, weil es zu Beginn des Jahres 2018 zur außerordentlichen Kündigung der bisherigen Verwaltung gekommen ist. Insofern handelt es sich um folgende Objekte: Pestalozziplatz 1, 2 Wohnungen im Sondereigentum; Pestalozziplatz 2, 3 Wohnungen im Sondereigentum; Am Ring 1, 8 Wohnungen im Sondereigentum; Am Ring 1a, 8 Wohnungen im Sondereigentum; Am Ring 1b, 6 Wohnungen im Sondereigentum; Am Ring 1c, 6 Wohnungen im Sondereigentum; Am Ring 18, 6 Wohnungen im Sondereigentum; Am Ring 20, 8 Wohnungen im Sondereigentum; Am Ring 22, 7 Wohnungen im Sondereigentum; Am Ring 24, 8 Wohnungen im Sondereigentum; Am Ring 26, 5 Wohnungen im Sondereigentum; Am Ring 28, 9 Wohnungen im Sondereigentum; Am Ring 30, 8 Wohnungen im Sondereigentum; Am Ring 32, 6 Wohnungen im Sondereigentum; Waldstraße 8, 1 Wohnung in Mietverwaltung; Gewerbegebiet Gaulis, 1 Wohnung in Mietverwaltung; Röthaer Str. 29, 5 Wohnungen in Mietverwaltung; Röthaer Str. 31, 5 Wohnungen in Mietverwaltung; Kirchgasse 11, 5 Wohnungen in Mietverwaltung. Insofern sind die folgenden Leistungen zu erbringen: allgemeine Verwaltung: - Beschaffung und Auswahl liquider Mieter bei Erstbezug und Mieterwechsel, - Sicherstellung eines maximal möglichen Vermietungsstandes, - Pflege und Betreuung der Bestandsmieter, - Vorbereitung, Abschluss und Änderung von Mietverträgen, - Abnahme und Übergabe der Wohnung, Erstellen von ausführlichen und aussagekräftigen Abnahme- und Übergabeprotokollen, - laufende Betreuung der Mieter, Ansprechpartner des Mieters in allen Fragen der Mietsache, Beschwerdemanagement, - Kündigung und Aufhebung von Mietverträgen, - Abwicklung beendeter Mietverträge, - Anlage und Führen einer Mieterakte mit sämtlichen, das jeweilige Mietverhältnis betreffenden Vertragsunterlagen, Abrechnungen und Korrespondenzen, - Führung der gesamten notwendigen Korrespondenz mit dem zuständigen Verwalter der Wohnungseigentümergemeinschaft, - Vertretung der Eigentümerin in den Versammlungen der der Wohnungseigentümer in Abstimmung mit der Eigentümerin, soweit diese ihre Miteigentümerrechte nicht selbst wahrnimmt, - Überprüfung und Bekanntgabe von Mieterhöhungsmöglichkeiten gegenüber der Eigentümerin, Beginn der Durchführung von gesetzlich zulässigen Mieterhöhungen nach Absprache mit der Eigentümerin, - Überprüfung von Mietminderungen, Einleitungen von Maßnahmen zur Beseitigung der Minderungsgründe, - Einleitung von Maßnahmen wegen vertragswidrigem Gebrauch der Wohnung, Einleitung von Maßnahmen wegen Verstößen gegen die Hausordnung, Durchsetzung von Ersatzansprüchen der Eigentümerin gegen die Mieter, Bearbeitung und Regulierung von Ersatzansprüchen der Mieter, - Vertretung der Eigentümerin gegenüber Dritten in allen Angelegenheiten, die das Eigentum der Auftraggeberin betreffen, Abschluss und laufende Überprüfung von Verträgen nach Wirtschaftlichkeits- und Qualitätskriterien, - Abschluss von neuen Verträgen nur mit Zustimmung der Eigentümerin nach Einholung von mindestens drei Angeboten; kaufmännische Verwaltung: Die Stadt Böhlen wird eine Vollmacht für die bereits vorhandenen Konten erteilen. Diese sind getrennt als Verwaltungskonto für die Verwaltung des Sondereigentums und für die Verwaltung der Mietwohnungen zu führen. Auf diesen Verwaltungskonten gehen alle Zahlungen der Mieter ein. Die Verwaltungskonten sind zwingend als Treuhandkonten zu führen. Auf Verlangen ist der Stadt Böhlen eine Bescheinigung des Kreditinstituts über die Anlage und Führung der Verwaltungskonten als Treuhandkonten vorzulegen. Die Kontobedingungen mit der Bank sind so zu gestalten, dass der Stadt Böhlen jederzeit ein eigenes Einsichts- und Kontrollrecht zusteht. Alle Ausgaben, die das verwaltete Eigentum der Stadt Böhlen betreffen, sind von den Treuhandkonten zu leisten. Über die Einnahmen und Ausgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung ist monatlich jeweils aufgegliedert auf die einzelnen Sondereigentumseinheiten und Mieteinheiten abzurechnen. Das Guthaben der Treuhandkonten, das nicht für laufende Verwaltungskosten benötigt wird, ist monatlich an die Stadt Böhlen abzuführen und jeweils bis zum 5. des Folgemonats auf das im Vertrag angegebene Konto der Stadt Böhlen auf der Grundlage der Abrechnung der Kaltmiete und der nicht umlagefähigen Kosten zu überweisen. (Dies betrifft insbesondere die realisierte Kaltmiete.) Weist das Treuhandkonto eine Unterdeckung aus oder ist eine solche absehbar, ist die Stadt Böhlen unverzüglich zu informieren. Die Haftung ergibt sich insofern aus dem Verwaltervertrag. Weiterhin sind folgende Aufgaben der kaufmännischen Verwaltung zu erfüllen: - pünktliche Zahlung aller öffentlichen Lasten, der Abgaben und der wiederkehrenden Leistungen, Rechnungsprüfung und pünktliche Bezahlung von Handwerks-, Lieferanten- und sonstigen Rechnungen, - Mietenbuchhaltung und Überwachung der Mietzahlungen, einschließlich Mahnwesen sowie Einleitung gerichtlicher Maßnahmen in Abstimmung mit der Eigentümerin (Hinzuziehung eines Rechtsanwalts zur Durchsetzung, wobei die Auswahl allein der Eigentümerin obliegt), - Prüfung und Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben nach den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung, - geordnete Sammlung aller Einnahmen- und Ausgabennachweise und Belege, - jährliche rechtzeitige Abrechnung der Betriebskosten gegenüber den Mietern bis spätestens 30.09. jeden Jahres, erstmals für die Abrechnungsperiode 2018 bis zum 30.09.2019; letztmalig für die Abrechnungsperiode 2021 bis zum 30.09.2022, anders bei optionaler Verlängerung, - Vornahme notwendiger Anpassungen der Betriebskosten an die tatsächlichen Bewirtschaftungskosten, - Sicherstellung der Kautionszahlung der Mieter, Anlage der Kaution auf separaten Konten nach den gesetzlichen Bestimmungen, sorgfältige Aufbewahrung von Bürgschaften und anderen Sicherheiten, Kautionsabrechnung nach Beendigung des Mietverhältnisses, - Bearbeitung von Widersprüchen gegen die jeweiligen Betriebskostenabrechnungen durch die Mieter, Gewährung der Einsichtnahme in sämtliche Abrechnungsunterlagen bei Widersprüchen, Einleitung gerichtlicher Maßnahmen in Abstimmung mit der Eigentümerin (Hinzuziehung eines Rechtsanwalts zur Durchsetzung, wobei die Auswahl allein der Eigentümerin obliegt), - Information der Eigentümerin zu wichtigen und ungewöhnlichen Angelegenheiten im Zusammenhang mit den Verwaltungsobjekten (Mietminderung, Beschwerden von Mietern u.a.); Aufgaben der Technische und allgemeine Objektbetreuung: - regelmäßige Überprüfung des Zustandes der verwalteten Objekte, Objektbesichtigungen, soweit erforderlich und durchsetzbar, Begehung und Überprüfung des Zustandes der nicht vermieteten bzw. leerstehenden Wohn- bzw. Gewerbeeinheiten, Kontrolle aller technischen Einrichtungen, Einleitungen erforderlicher Maßnahmen zur Erhaltung und zur Vermeidung von Verschlechterungen des baulichen Zustandes des Eigentums, - Erfüllung der Verkehrssicherungspflichten der Eigentümerin, Überwachung und Einhaltung aller gesetzlichen und behördlichen Vorschriften, welche die Bewirtschaftung des Verwaltungsobjektes betreffen, - Angebotseinholung für alle notwendigen Instandhaltungsarbeiten, - Auswahl zuverlässiger, ortsansässiger Handwerker für alle anfallenden Arbeiten, Auftragsvergabe für laufende Instandhaltungsmaßnahmen sowie die Kosten der einzelnen Maßnahme 500,00 EUR nicht übersteigen, - Information der Eigentümerin über notwendige größere Instandsetzungsmaßnahmen, - Vorausplanung und Sanierungsempfehlung für notwendige substanzerhaltenden oder steigernde Maßnahmen, - Beratung der Modernisierungs- und Energiesparmaßnahmen, - Überwachung handwerklicher Arbeiten, Prüfung der sach- und fachgerechten Ausführung, Abnahme der ausgeführten Arbeiten, - Erfüllung der Mitteilungspflichten gegenüber den Mietern bei jeglichen Maßnahmen an den jeweiligen Objekten, soweit Relevanz für die Mietverhältnisse vorliegt, - umgehende Mängelprüfung (ggf. unter Hinzuziehung von Sachverständigen nur nach Abstimmung mit der Eigentümerin), Bearbeitung und Einleitung erforderlicher Maßnahmen zur Mängelbeseitigung bei Mängelanzeigen der Mieter, - regelmäßige Überprüfung von Wartungsverträgen und anderer laufender Verträge, Abschluss von neuen Verträgen nur nach Zustimmung der Eigentümerin und nach Einholung von mindestens drei Angeboten. Im Übrigen wird auf die Leistungsbeschreibung und den Dienstleistungsvertrag verwiesen, die unter folgender Internetadresse eingestellt ist: http://www.stadt-boehlen.de/wirtschaft-bauen/1793.html.; Orte der Leistungserbringung: Offizielle Bezeichnung: Stadt Böhlen; Straße, Hausnummer: Karl-Marx-Straße 5; Postleitzahl: 04564; Ort: Böhlen; Bundesland: Sachsen; Land: Deutschland

e) Ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose: entfällt, da keine losweise Vergabe

f) Nebenangebote sind nicht zugelassen.

g) Ausführungsfrist: Beginn: 01.03.2019; Ende: 28.02.2023; Bindefrist: 31.12.2018 Folgende Optionen: Beschreibung der Optionen: Der Verwaltervertrag hat zunächst eine Laufzeit von 4 Jahren, mit der Option der Verlängerung durch die Stadt Böhlen um weitere 2 Jahre, Ausübung der Option durch die Stadt Böhlen bis spätestens zum 30.07.2022

h) Die Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb sind auf der Vergabeplattform eVergabe.de abrufbar.

i) Teilnahmefrist: 12.11.2018, 12:00 Uhr

j) Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen: nicht angegeben

k) Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind: Abrechnung monatlich, jeweils zum 15. eines Monats, Rechnungslegung nach den gesetzlichen Bestimmungen mit Ausweisung der gesetzlichen Umsatzsteuer

l) Mit dem Angebot oder dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die die Auftraggeber für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters verlangen: Vom Bewerber wird erwartet: - umfangreiche, detaillierte Kenntnisse der Wohnungsverwaltung, - fundierte, langjährige, nachweisbare Kenntnisse und Erfahrungen bei der kaufmännischen und technischen Betreuung von Wohn- und Gewerbemietobjekten, - ausreichende personelle Strukturen für die Betreuung der 106 WE über längere Zeiträume. - Es sind mindestens 3 Referenzen anzugeben mit Verwaltungen von jedenfalls 100 WE in den vergangenen 5 Jahren (2013-2017), innerhalb dessen über den Zeitraum von 3 zusammenhängenden Jahren; 2 Referenzen davon müssen die Verwaltung von kommunalen WE betreffen; - Angabe der Anzahl der Mitarbeiter in den vergangenen 3 Jahren (2015-2017) dürfen eine Zahl von 5 nicht unterschreiten, wobei sowohl ein Immobilienfachwirt/in, ein Buchhalter/in und ein technischer Angestellter/te vorhanden sein müssen, - Angabe der Umsätze der vergangenen 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2015-2017), - Nachweis der Berufshaftpflichtversicherung in angemessener Höhe. Vergabeunterlagen sind unter folgender Internetadresse eingestellt und zwingend durch den Bieter zu verwenden: http://www.stadt-boehlen.de/wirtschaft-bauen/1793.html. -Teilnahmeantrag (Anlage 1): Die einzureichenden Unterlagen sind von einer vertretungsberechtigten Person des Bieters handschriftlich gegenzuzeichnen. Das Angebot wird ausgeschlossen, wenn einzureichende Unterlagen fehlen oder nicht unterschrieben sind. Weiterhin ist der im Falle der Bezuschlagung abzuschließende Verwaltervertrag (Anlage 2) bekanntgegeben. Insofern ist handschriftlich unterhalb des Vertragsentwurfes zu bestätigen, dass mit dem vorgesehenen Vertragsinhalt im Falle der Zuschlagserteilung Einverständnis besteht und der Dienstleistungsvertrag ist den Vergabeunterlagen zwingend beizulegen. Mit dem Angebot sind folgende weitere Unterlagen einzureichen: - zur Beurteilung der beruflichen Qualifikation/Eignung des einzusetzenden Personals (Fachkunde, Qualifikation, Fortbildung): Ausbildungsabschlüsse, Fortbildungsnachweise, kurze Darstellung der bisherigen Erfahrungen im Zusammenhang mit der Verwaltung von Wohn- und Gewerbemieteinheiten, - 3 Referenznachweise jeweils zu den in dem Teilnahmeantrag angegebenen Referenzen, 2 Referenznachweise davon von Kommunen, - Nachweis Eintragung im Gewerberegister und/oder Handelsregister soweit, erforderlich, - Darstellung der beabsichtigten Vorgehensweise bei der Verwaltung der Miet- und Gewerbeobjekte und der Honorarvorstellungen auf maximal 3 Seiten, - Angabe der Vergütung für den betreffenden Auftrag, - Nachweis der Berufshaftpflichtversicherung, - Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt, - Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkassen, - Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft. Das Angebot wird ausgeschlossen, wenn einzureichende Unterlagen fehlen oder nicht unterschrieben sind.

m) Kosten für Vervielfältigungen der Vergabeunterlagen bei Öffentlichen Ausschreibungen: entfällt

n) Angabe der Zuschlagskriterien, sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen genannt werden: Zuschlagskriterien: das wirtschaftlich günstigste Angebot aufgrund der nachstehenden Kriterien: 1. Darstellung der beabsichtigten Vorgehensweise bei der Verwaltung der Miet- und Gewerbeobjekte auf maximal 3 Seiten (30 Prozent = 30 Punkte), 2. Leistungsfähigkeit - Umsatz/Personal (1. Umsätze: weniger als 100.000,00 EUR = 5 Punkte; mehr als 120.000 EUR = 10 Punkte / 2. Personal: weniger als 5 Mitarbeiter = 5 Punkte; mehr als 5 Mitarbeiter = 10 Punkte) (20 Prozent = 20 Punkte), 3. Kenntnisse und Erfahrungen des Bieters - Referenzen (20 Prozent = 20 Punkte), 4. Preis (30 Prozent = 30 Punkte). Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt nach folgenden Kriterien: Die oben angeführten Zuschlagskriterien werden jeweils mit Punkten bewertet. Die Bepunktung hinsichtlich der vorstehenden Kriterien erfolgt durch die ausschreibende Stelle. Insgesamt sind bis zu 100 Punkte zu vergeben. Das Angebot mit den meisten Punkten gilt als das wirtschaftlichste. Es wird ein Bietergespräch durchgeführt.