Der 16. November 2018 begann als ein ganz normaler Arbeitstag in der competitionline- Redaktion. Noch am Mittag wurde wie an jedem Werktag der Newsletter verschickt – er verriet an diesem Tag unter anderem die Erfolgsrezepte der letzten Ranking-Gewinner. Doch kaum hatte die Verantwortliche auf den Versandknopf gedrückt, war es mit der Verlagsroutine auch schon vorbei. „Alle Rechner runterfahren und die persönlichen Sachen in Sicherheit bringen“, lautete die Anweisung an die Teams. Dann übernahmen 14 Möbelpacker und zwei Teamleiter das Feld. 270 Umzugskartons standen gestapelt auf den Fluren, vor dem Haus warteten zwei große Umzugswagen und der Außenlift. Computer, Monitore und Tastaturen landeten nun eilig in Transportwannen und die letzten Regale wurden demontiert. Das definierte Ziel der Aktion klang ausgesprochen sportlich: „Für außen sind wir durchgehend on“. Das bedeutete: Am folgenden Montagmorgen würde wieder ein ganz normaler Redaktionstag beginnen – mit einem Newsletter wie gewohnt zur Mittagszeit.

Das Forum in den neuen Räumen verbindet gemeinschaftliche Begegnungsflächen mit ruhigen Arbeitsbereichen. Leuchten Nimbus, Teppiche Toucan-T, Akustiksystem von ABC, flexible Möbelbausteine Pixel von Bene.

Das Forum in den neuen Räumen verbindet gemeinschaftliche Begegnungsflächen mit ruhigen Arbeitsbereichen. Leuchten Nimbus, Teppiche Toucan-T, Akustiksystem von ABC, flexible Möbelbausteine Pixel von Bene.

Die neuen Büroräume von competitionline in der Berliner Friedrichstraße liegen gerade einmal 200 Meter Luftlinie vom bisherigen Standort entfernt. Dennoch war es mit dem einfachen Bewegen von ein paar Schreibtischen und Bürostühlen nicht getan. Herausfordernd war zum Beispiel, dass sich die Bürofläche durch den Umzug von 530 auf 365 Quadratmeter um 30 Prozent verkleinern würde. Denn anders als bei vielen Unternehmen, die sich zu einem Umzug entschließen, ging es bei competitionline nicht um eine personelle Vergrößerung. „Wir sind genau richtig so, wie wir jetzt sind“ sagt Firmeninhaberin Angelika Fittkau-Blank. Ziel des Umzugs war vielmehr eine qualitative Verbesserung – und eine langfristige Standortsicherung.

In den bisherigen Räumen, einem typischen Berliner Altbau der Gründerzeit, gab es neben viel Schönem seit längerem auch einiges, was störte – wie klopfende Heizungsrohre oder fehlende Fahrradabstellflächen. Den Ausschlag für die Umzugsentscheidung brachte jedoch letztlich die Aussicht auf erhebliche Mieterhöhungen und die sich zufällig ergebende Chance, in das benachbarte gewerbliche Baugruppenprojekt Frizz23 einzusteigen.

Akustikwände und Arbeitstische Wini, Stühle und Stehhocker Wilkhahn, Arbeits- und Deckenleuchten Nimbus.

Akustikwände und Arbeitstische Wini, Stühle und Stehhocker Wilkhahn, Arbeits- und Deckenleuchten Nimbus.

Ob und wie competitionline ins Frizz23 umziehen würde, war länger ungewiss, doch als ein anderes Baugruppenmitglied Bereitschaft signalisierte, seine Flächen an den Verlag zu vermieten, war klar: Mit diesen zusätzlich angemieteten Quadratmetern gab es eine reale Möglichkeit, tatsächlich komplett an den neuen Standort zu wechseln, und das Umzugsfieber stieg. Kurze Zeit später gründete sich die „Taskforce Umzug“, der alle beitraten, die voller Energien und Gestaltungsideen aktiv beim räumlichen Neustart dabei sein wollten. Unter ihnen auch Tanja Ptacek und Dirk Bonnkirch, die hier über die spannendsten organisatorischen und gestalterischen Aufgaben des Umzugs berichten.

Haben den Umzug von competitionline maßgeblich betreut (v.l.n.r.): Tanja Ptacek (Redaktion Ergebnisse | Kundenservice), Melanie Gingold (Verlagsleitung), Dirk Bonnkirch (Herausgeber | Kooperationen)

Haben den Umzug von competitionline maßgeblich betreut (v.l.n.r.): Tanja Ptacek (Redaktion Ergebnisse | Kundenservice), Melanie Gingold (Verlagsleitung), Dirk Bonnkirch (Herausgeber | Kooperationen)

 

Als im Herbst 2017 die Entscheidung für den Umzug fiel, waren die Räume noch im Rohbau und es standen zahlreiche gestalterische Entscheidungen an. Wie seid Ihr bei der Entwicklung vorgegangen?
Dirk Bonnkirch: Als wir das erste Mal auf der Baustelle waren, hat uns sofort der raue industrielle Charme des Objekts begeistert: die hohen Decken, die glatten Beton-, Estrich- und Glasflächen. Aber es war auch sofort klar, dass wir die massive Halligkeit dieser großen Räume dämpfen müssen, damit wir als ein sehr kommunikatives Unternehmen darin vernünftig arbeiten können. Bei uns wird sehr viel telefoniert und besprochen, gleichzeitig brauchen auch alle im Team die Möglichkeit, sich für konzentrierte Stillarbeit zurückzuziehen.

Also dicke Auslegware und viele Zwischenwände...
Dirk Bonnkirch: Das war keine Option für uns. Wir wollten sowohl den schönen sandgrauen Estrich als auch die Offenheit der Räume möglichst unbeschädigt erhalten. Zum Glück hatten wir bereits aus unseren alten Büroräumen Erfahrungen mit speziellen Deckenbaffeln (von ABC Akustik) und konnten dieses System in das neue Büro mitnehmen und entsprechend ergänzen. Wir sind bereits sehr früh mit den Akustikfachleuten auf die Baustelle gegangen und haben uns beraten lassen, wie wir bei unterschiedlichen Raumgrößen von 30 bis zu 150 Quadratmetern einen gleichmäßigen akustischen Raumeindruck erzielen können. Das hat wirklich sehr gut geklappt. Als wir die Baustelle das erste Mal betreten haben, war es kaum möglich, sich vernünftig zu unterhalten. Jetzt können problemlos zehn Leute gleichzeitig in einem Bereich arbeiten, und ich bekomme es gar nicht mit, ob jemand weiter hinten im Raum gerade telefoniert oder nicht.

Rundes Flauschiges trifft auf rauhes Eckiges

Tanja Ptacek: Um diese Effekte noch zu unterstützen, haben wir auch bei der Möblierung der Räume gezielt auf die Raumakustik geachtet. Sowohl die Trennwände zwischen den Arbeitsplätzen als auch die Vorhänge, die Teppiche und sogar ein Teil der Lampen, die wir eingesetzt haben, sind professionelle Schallschlucker. Und die filzigen Materialien, die dabei zum Einsatz kommen, sind natürlich auch gestalterisch ein starker Kontrast zu den vorwiegend harten und festen Oberflächen und bringen, genauso wie die Fensterbänke aus massiver Eiche einen sanften Akzent in die Architektur.

Filz trifft auf Sichtbeton: Reizvoller Kontrast und wirksam für eine gute Raumakustik. Leuchte Nimbus

Filz trifft auf Sichtbeton: Reizvoller Kontrast und wirksam für eine gute Raumakustik. Leuchte Nimbus

 Private Arbeitsnischen im großzügigen Büroraum. Akustikwände von Wini, Akustikdeckenplatten ABC Akustik

Private Arbeitsnischen im großzügigen Büroraum. Akustikwände von Wini, Akustikdeckenplatten ABC Akustik

Offene Bereiche vermitteln ein tolles Raumgefühl – sind aber für die Themen konzentrierte Stillarbeit und auch wenn es um die Möglichkeit geht, vertrauliche Gespräche zu führen, nicht ganz einfach.
Dirk Bonnkirch: Nun, wir haben hier schon einen offenen Grundriss, aber es ist auch kein Großraumbüro. Wir sind ja nur ein kleines Team von 35 bis 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, und in der Regel arbeiten 6 bis 10 Personen in einem Bereich. Es gibt auch Türen, die man schließen kann, um sich vor Lärm zu schützen, zum Beispiel aus der angrenzenden Küche. Aber natürlich haben wir uns von Anfang an Gedanken gemacht, was wir dafür tun können, dass wir uns möglichst wenig stören. Dabei helfen vor allem die Akustikwände an den Arbeitsplätzen und die Möglichkeit, sich für Telefonate und kurze Meetings in unsere drei Besprechungsräume zurückzuziehen.

Tanja Ptacek: Die Trennwände bieten zusätzlich einen optischen Rückzugsbereich. Sie sind bodentief, so entsteht eine gewisse Privatheit – man hat gewissermaßen seine eigene Nische. Trotzdem ist das offene Modell viel kommunikativer als wenn alle in Einzelbüros sitzen. Dass das gut funktioniert, wissen wir bereits aus unseren bisherigen Büroräumen, auch wenn natürlich das Thema akustische Störungen und gegenseitige Rücksichtnahme bei lauten Telefonaten immer eine gewisse Herausforderung bleibt. Wenn jemand zum Arbeiten wirklich absoluten Ruhe braucht, lässt sich das oft gut mit Kopfhörern lösen.

Der Konferenzraum bietet Platz für Besprechungen mit bis zu 15 Personen. Akustikleuchten von Nimbus, Teppich Toucan-T, Akustikvorhänge Drapilux

Der Konferenzraum bietet Platz für Besprechungen mit bis zu 15 Personen. Akustikleuchten von Nimbus, Teppich Toucan-T, Akustikvorhänge Drapilux

Leuchten Nimbus

Leuchten Nimbus

 

Spielte das Thema Ruhe auch in der Farbgestaltung der Räume eine Rolle?
Tanja Ptacek: Auf jeden Fall. Eine gewisse optische Ruhe und Ordnung muss es geben, damit man sich in Büroräumen wohlfühlen kann. Wir haben uns für blau-graue Farbnuancen entschieden, die sich in jedem Arbeitsraum bei den Trennwänden und den Akustikleuchten wiederholen. Die Farben der Teppiche im Forum und in den Besprechungsräumen sind in Anlehnung an die Eichenfensterbänke und den Boden naturnah gehalten. Als bewussten Kontrast dazu haben wir in einem kleinen Besprechungsraum rosa Vorhänge aufgehängt.

Musste es wirklich Rosa sein?
Dirk Bonnkirch: Ja, nach langer Diskussion musste es unbedingt Rosa sein (lacht), und eigentlich ist es ja auch eher ein Rhabarberton als Quietschrosa. Die restlichen Räume sind sehr homogen, es gibt ein klares Farbkonzept, dass sich durch die ganzen Büroräume zieht. Der rosa Salon, wie wir ihn nennen, setzt einen großen überraschenden Kontrast dagegen, kommt als die erfrischende Ausnahme daher. Die Farbe kontrastiert nicht nur sehr schön mit den harten Betonoberflächen, der Raum hat durch die Vorhänge und den weichen Teppich auch eine ganz andere Stimmung als der Rest des Büros. Hier soll es schon etwas „loungiger“, intimer und bequemer zugehen als in den anderen Räumen, hier darf man sich auch mal zum freien Brainstorming langmachen. Und der Farbkontrast ist etwas, was auch farblich dein Gehirn anregen kann und einen kreativen Bruch erzeugt.

Der Umzug stand klar unter der Devise einer Qualitätsverbesserung. An welchen Kriterien macht Ihr das fest?
Dirk Bonnkirch: Es geht ganz klar um die Arbeitnehmerzufriedenheit. Wir möchten für unsere Teams Räume schaffen, in denen alle produktiv und mit Freude arbeiten können. Wir haben uns natürlich auch die active-office Konzepte angeschaut, aber leider haben wir keine 300 Quadratmeter zusätzlich zur Verfügung, die wir mit Tischtennisplatten und Sportgeräten bestücken könnten. Als Alternative können wir eine, mit der ganzen Hausgemeinschaft geteilte, schöne Dachterrasse bieten und die anregend unterschiedlichen Atmosphären unserer Gemeinschaftsbereiche, also der Küche und der Besprechungsräume. So ist zum Beispiel auch das „Aquarium“ sehr beliebt, ein von der journalistischen Redaktion durch eine große Glasscheibe abgetrennter Mikrobesprecher, der sich für Telefonate eignet, in den sich aber auch zwei bis drei Personen ideal für kurze Besprechungen zurückziehen können.

Neben der Akustik ist auch ein gutes Raumklima für die Arbeitsplatzqualität wichtig: Hier freuen wir uns natürlich über die angenehmen Deckenhöhen und die einwandfrei funktionierende Fußbodenheizung. Außerdem hatten wir uns vorgenommen, dass nach dem Umzug jeder einen gleich guten Arbeitsplatz hat: mit höhenverstellbaren Arbeitstischen, guten Bürostühlen und Stehhilfen. Das alles hat insgesamt den Qualitätsstandard deutlich angehoben.

Wie schwierig war es, sich räumlich um 30 Prozent zu verkleinern?
Dirk Bonnkirch: Das hat uns selbst überrascht: überhaupt nicht! Wir hatten in den alten Räumen sehr viel Verkehrsfläche, die wir kaum nutzen konnten. In den neuen Räumen ist der Grundriss für unsere Zwecke wesentlich günstiger. Wir haben jetzt mit 365 Quadratmetern sogar noch Raumreserven, die es vorher in diesem Maß nicht gab.

Wie habt Ihr entschieden, wo die Teams in den neuen Räumen Platz finden?
Tanja Ptacek: Wir haben bereits vorher in einer Mitarbeiterbefragung die wichtigsten Wünsche abgefragt. Das Thema „Vieltelefonieren“ gehörte auf jeden Fall dazu, da haben wir natürlich besonders drauf geachtet. Aber klar war auch, wenn man umzieht, muss man das erst mal ausprobieren und wenn Konstellationen nicht passen, kann man nachjustieren.

Dirk Bonnkirch: Wir haben zum Beispiel ein paar Wochen nach dem Umzug festgestellt, dass es eine Gruppe gab, die eigentlich kein natürliches Licht an den Arbeitsplätzen möchte. Und die Leute saßen just genau an der Stelle, an der es das meiste Licht gab. Und die, die gern Tageslicht wollten, saßen genau in der dunkelsten Ecke des Bereichs. Da haben wir gesagt: lasst uns doch einfach mal schauen, ob wir nicht tauschen können. Das ist ja heute technisch kein Aufwand mehr. Jetzt fühlen sich alle wohler: Die Gruppe, die es dunkler mag, fühlt sich jetzt nicht mehr so auf dem Präsentierteller. Und die anderen freuen sich den sonnigen Blick in den Park. So muss man das einfach austesten und miteinander reden.

Im neuen Forum von competitionline finden Teamkonferenzen, Präsentationen und das monatliche gemeinsame Mittagessen statt.

Im neuen Forum von competitionline finden Teamkonferenzen, Präsentationen und das monatliche gemeinsame Mittagessen statt.

Zwischen den beiden 'Türmen' des Frizz23 befindet sich die gemeinsam nutzbare Dachterrasse.

Zwischen den beiden 'Türmen' des Frizz23 befindet sich die gemeinsam nutzbare Dachterrasse.

Wie schwierig war es, den Umzug im laufenden Betrieb zu organisieren?
Dirk Bonnkirch: Das muss schon im Detail durchdacht werden. Wenn man eine Lampe abnimmt, um sie in den neuen Räumen zu montieren, sitzen die anderen in den alten Räumen erst mal im Dunklen. Man muss Handwerker haben, die genau zu dem gewünschten Zeitpunkt bereitstehen. Letztlich ist das aber klassisches Planerhandwerk. Am Umzugswochenende selbst war klar, dass das Team, das für die IT-Einrichtung zuständig ist, zur Not auch über Nacht bleibt und erst geht, wenn alles fertig ist. So konnten wir am Montag auch problemlos wieder losarbeiten und natürlich mittags pünktlich den Newsletter versenden.

Was war im Rückblick für Euch die größte Herausforderung?
Dirk Bonnkirch: Bei allen Detailfragen die Geduld nicht zu verlieren und auch längere Zeit mit Provisorien leben können. Es wird nie alles zu dem Termin fertig, den man gerne hätte. Wir haben zum Beispiel nach dem Einzug noch sechs Monate auf die Lieferung der Tür warten müssen, die unseren großen Konferenzraum von der Küche trennt. Etwa nach drei Monaten hat unsere Marketingchefin dann beherzt einen weißen Duschvorhang angebracht, damit es zumindest einen Sichtschutz gab. Das hat erstens tatsächlich etwas geholfen – und zweitens hatten alle was zu lachen. Humor hilft auf jeden Fall dabei, einen Büroumzug gut überstehen zu können.

Entspannt umziehen – die fünf besten Tipps von Melanie Gingold, competitionline Verlagsleitung

1. Team einbeziehen
Es gibt in jedem Büro Mitarbeiter*innen, die Veränderungen lieben und ein Händchen fürs Einrichten von Räumen haben. Und andere, die ein Umzug stresst und zu sehr vom Tagesgeschäft abhält. Deshalb: von Anfang an die Energie und Ideen der Mitarbeiter*innen, die Lust auf den Umzug haben, nutzen und damit Schwung und vielfältige Blickwinkel in die Planung bringen. Die Aufgaben auf viele Schultern verteilen, damit jeder auch nebenher noch seine normalen Aufgaben erledigen kann. Und die anderen Mitarbeiter entlasten und für sie den Umzug möglichst reibungslos gestalten.

2. Kollektiv loslassen
Niemals umziehen ohne gründliche Ausmistaktion im Vorfeld. Am besten in mehreren Phasen, firmenweit und gemeinsam. Mit der richtigen Hintergrundmusik macht das sogar Spaß – wir sind dabei auch auf einige historisch wertvolle und sehr lustige Zeugnisse der Firmengeschichte gestoßen. Erfahrungsgemäß begegnet einem auch viel Allgemeingut, für das sich keiner verantwortlich fühlt. Hier helfen interne Möbelbörsen, die bekannten Verkauf- und Verschenkportale, kreative Hausmeister und zur Not die Fahrt zum Wertstoffhof.

3. Auf Profis bauen
Ob man das Umzugsunternehmen auch ein- und auspacken lässt, ist Geschmackssache und eine Frage des Geldes. Aber den Transport von A nach B von routinierten starken Packern mit dem richtigen Equipment von Außenlift bis Polstermaterial ausführen zu lassen, ist einfach unschlagbar. Sensible Gemüter sollten allerdings besser die Augen zumachen, wenn die hochwertigen elektrisch verstellbaren Tische im Affenzahn mit dem Außenlift die Wand herunterrasen.

4. Zeit im Blick behalten
Wenn man sich bewusstmacht, dass ein Umzug sehr viel Arbeit bringt, früh mit der Planung beginnt und die Aufgaben auf viele Schultern verteilt, klappt es einigermaßen stressfrei. Aber Achtung: Am Tag danach hat man es leider noch nicht geschafft. Bis der letzte Handtuchhalter hängt, alle Geschäftspartner oder Fachzeitschriftenverlage wirklich die neue Adresse gespeichert haben und auch der letzte Mitarbeiter sein Regal richtig eingeräumt hat, vergehen Monate.

5. Altlasten nicht vergessen
Auch wenn man sich jetzt eigentlich nur an den neuen Räumen erfreuen und dafür sorgen möchte, dass die Mitarbeiter*innen gut ankommen und am neuen Standort möglichst reibungslos weiterarbeiten können: Die verlassenen Räume halten noch viele Aufgaben bereit. Erst wenn sie wirklich leer und besenrein sind, Bohrlöcher gestopft und Wände gemalert, Schlösser getauscht und Einbauten entfernt sind, kann man richtig in den neuen Räumen ankommen.

Dieser Artikel erschien erstmals am 26. Juli 2019 auf competitionline.