"Wer jetzt auf die richtigen Ausschreibungen setzt, verschafft sich einen Vorteil"

Es sind schwierige Monate für Planungsbüros. Das zeigt die aktuelle Konjunkturbefragung der Branchenverbände. Private Bauherren halten sich zurück, gewerbliche Projekte werden verschoben oder ganz gestrichen, und in Vergabeverfahren werden oftmals Angebote eingereicht, die unter dem liegen, was nach HOAI angemessen wäre. Wer mit Inhaberinnen und Inhabern spricht, hört Sätze wie: "Es bleibt zu wenig übrig." 

Immerhin haben sich die Ausschreibungszahlen nach einem Rekordminus in den ersten drei Monaten 2026 stabilisiert: Im zweiten Quartal pendelte sich die Vergabeaktivität von Bund, Ländern und Kommunen auf einem hohen Niveau ein und lag sogar 2 Prozent über der Gesamtzahl des ersten Quartals. Wir sprechen mit competitionline-Gründerin und Produktleiterin Angelika Fittkau-Blank über ihre Lesart der Marktlage und was sie Akquiseverantwortlichen rät.

Nicolai Blank: Die Stimmung in der Branche ist verhalten bis schlecht. Projekte werden gestoppt, Budgets gekürzt, große Anbieter unterbieten die HOAI teils erheblich. Wie nimmst Du das wahr?

Angelika Fittkau-Blank: Sehr direkt, weil wir jeden Tag mit unseren Kund*innen sprechen. Bei vielen ist die Situation wirklich angespannt. Ich höre von Büros, die seit Monaten keine neuen Projekte akquiriert haben und Mitarbeiter*innen entlassen mussten. Und ich höre eine Menge Frust über Angebote, die dreißig Prozent unter dem liegen, was ein sorgfältig arbeitendes Büro kalkulieren kann. Das ist keine Marktbereinigung, das ist ein Preiskampf, den viele nicht mitgehen können.

Und auch nicht mitgehen sollten, wie es viele Stimmen in der Branche fordern?

Ich weiß, dass diese Forderung immer wieder erhoben wird. Aber ich vertrete in dieser Frage einen anderen Standpunkt: Wer den Preiskampf mitgeht, macht nichts falsch. Wir sprechen hier von Unternehmen, die Menschen beschäftigen, nicht von berufsständischen Interessenvertreter*innen. Manche Büros haben schlicht keine Wahl, weil sie sonst gar keinen Auftrag mehr bekommen. Es ist leicht, von außen Haltung zu fordern, wenn man nicht diejenige ist, die im September Gehälter zahlen muss. Der Mittelstand in der Planung, also die Büros mit drei, zehn oder dreißig Angestellten, trägt die fachliche Qualität in diesem Land. Und dieser Mittelstand steht gerade unter einem Druck, der nicht durch schlechtere Leistung entstanden ist, sondern durch konjunkturelle Schwäche und Preise.

Nach miserablem Jahresbeginn weisen die competitionline-Zahlen des zurückliegenden Quartals auf eine Entspannung der Marktlage hin. Auch Du blickst optimistisch in die Zukunft. Warum?

Mit dem Ausschreibungsmonitor haben wir das Marktgeschehen ganz genau und fortlaufend im Blick. Und die aktuelle Entwicklung zeigt: Die Anzahl der Ausschreibungen geht nicht weiter zurück. 

Das hat einen einfachen Grund: Der private und der gewerbliche Sektor schwächeln, ja, aber der öffentliche Bedarf bleibt bestehen: Bei Infrastruktur, Verwaltungsbauten und Schulen herrscht ein erheblicher Sanierungs- und Ausbaudruck. Viele dieser Aufgaben lassen sich nicht dauerhaft verschieben.

Das bedeutet zwar nicht, dass der Markt insgesamt entspannt ist. Eine stabile Zahl von Vergaben sagt noch nichts über ihr Volumen, ihre Größe oder die Zahl der tatsächlich vergebenen Aufträge aus. Und die angespannte Finanzlage vieler Kommunen kann Projekte weiterhin verzögern. Das Sondervermögen schafft jedoch zusätzliche Perspektiven und ich erwarte, dass sich seine Wirkung schrittweise in den Vergaben zeigen wird. Da müssen Politik und öffentliche Hand einfach liefern!

Wenn die Zahl der Verfahren stabil ist, warum empfinden viele Büros die Situation als zunehmend schwierig? 

Weil sich die Zusammensetzung des Auftragsportfolios verschiebt. Wenn ein Büro bisher siebzig Prozent privat und dreißig Prozent öffentlich gearbeitet hat, und die privaten wegbrechen, dann bleibt nur noch ein gutes Drittel des Volumens übrig. Gleichzeitig drängen genau jetzt sehr viele andere Büros aus demselben Grund in dieses Segment.

Das heißt: Der öffentliche Auftrag wird für viele wichtiger und dadurch steigt auch die Zahl der Bewerbungen. Der Wettbewerb pro Verfahren wird also härter. Es ist nicht so, dass weniger Kuchen da wäre. Es sitzen mehr Leute am Tisch.

Was bedeutet das für die Akquise? Was müssen Büros heute anders machen als vor zwei Jahren?

Vor zwei Jahren war die entscheidende Frage: Finde ich genug Verfahren? Heute lautet sie anders: Wie kann ich mit möglichst wenig Aufwand an möglichst vielen relevanten Ausschreibungen teilnehmen? Und wie erkenne ich möglichst schnell, ob mein Büro die Kriterien zu hundert Prozent erfüllt?

Das ist ein grundlegender Unterschied. Suchen ist ein Mengenproblem, das lässt sich mit Fleiß lösen. Bewerten ist ein Urteilsproblem, und das kostet die knappste Ressource, die ein Büro hat: die Zeit und Erfahrung von Menschen.

Für die Akquise hat das eine entscheidende Konsequenz: Wenn ich die geforderten Kriterien nicht vollständig erfülle, sollte ich keine weitere Arbeit investieren. Dann ist die Bewerbung aussichtslos, egal wie gut das Anschreiben wird. Und genau diese Information möchte man doch nach fünf Minuten haben und nicht nach drei Stunden sichten von Vergabeunterlagen. Wer heute so viel Zeit in ein Verfahren steckt und dann auf ein formales Ausschlusskriterium stößt, hat nicht nur drei Arbeitsstunden verloren. Er oder sie hat drei Stunden verloren, die nun für aussichtsreiche Bewerbungen fehlen.

In einem engen, kompetitiven Markt ist nicht das Büro am erfolgreichsten, das am meisten sucht, sondern das, welches am wenigsten Zeit in die falschen Verfahren investiert.

Große Büros haben Abteilungen mit erfahrenen Akquiseprofis. Wie soll ein Büro mit drei Mitarbeitenden da mithalten?

Das ist der Punkt, bei dem ich bereits seit Jahren unruhig werde. Ein Büro mit hundertfünfzig Mitarbeitenden hat jemanden, der nichts anderes tut, als Vergabeunterlagen zu sichten. Ein Büro mit drei Personen hat die Inhaberin, die das abends um halb zehn macht, nachdem sie den ganzen Tag geplant hat. Beide bewerben sich auf dasselbe Verfahren.

Der fachliche Unterschied zwischen diesen Büros ist oft klein. Der Unterschied in der Akquisekapazität ist riesig. Das ist keine Frage von Qualität, das ist eine Frage von Struktur.

Genau da setzt unsere Arbeit an. Mit dem  Auftragsagent Pro haben wir ein KI-gestütztes Tool gebaut, das beide Büros stark entlastet. Der Auftragsagent beschafft die Vergabeunterlagen und liest sie vollständig, unabhängig vom Dateiformat und unabhängig davon, wie gut oder schlecht sie strukturiert sind. Er stellt strukturiert dar, was für die Teilnahmeentscheidung nötig ist: Eignungskriterien, Bewertungsmatrix, Fristen, formale K.-o.-Kriterien. Jede extrahierte Information hat eine verfolgbare Quellenangabe, die Originalunterlagen bleiben jederzeit einsehbar. Die Entscheidung trifft immer der Mensch.

Und das ist erst der Anfang. In den kommenden Wochen kommt eine Kartenansicht mit automatischer Berechnung von Entfernungen und Anfahrtswegen zum Projektstandort. Wir arbeiten auch an der losweisen Aufteilung von Ausschreibungen mit eigener Bewertungsmatrix je Los. Selbstverständlich kommt auch ein Deep Matching, also ein automatischer Abgleich der Bewertungsmatrix mit den Referenzen des eigenen Büros. Im Laufe des Winters wird es obendrauf Unterstützung beim Ausfüllen von Formularen und beim Erstellen von Anschreiben sowie eine vereinfachte Suche von Planungspartnern - gezielt für das jeweilige Projekt - geben.

Wir investieren erheblich in den Auftragsagent Pro, und wir bauen ihn Monat für Monat weiter aus. Unsere Vision ist, den gesamten Akquiseprozess von der Auswahl aussichtsreicher Ausschreibungen bis zur Erstellung der Bewerbungen und Angebote weitestgehend zu unterstützen.

Und was macht das mit dem strukturellen Ungleichgewicht zwischen einem kleinen und einem großen Büro?

Wenn das Sichten, Ordnen und Aufbereiten von Vergabeunterlagen nicht mehr von einem Menschen gemacht werden muss, dann verschiebt sich dieses Ungleichgewicht. Die Inhaberin hat dann um halb zehn dieselbe strukturierte Übersicht vor sich wie die Akquiseabteilung des Großbüros. Sie muss nur noch entscheiden. Und entscheiden kann sie, das ist ihr Beruf.
Natürlich beginnt das Gros der Arbeit erst danach, das ist uns klar. Aber diese Arbeit sollte man nicht in die falschen Verfahren investieren. Wer jetzt die wirklich aussichtsreichen Ausschreibungen schnell erkennt, verschafft sich einen Vorteil. 

Mit dem richtigen Tool knackt man jedes Schloss. Das klingt ein bisschen nach Hollywood. 

Ja, das verstehe ich. Es gibt Branchen, in denen die Nachfrage tatsächlich verschwindet, und dagegen hilft dann auch kein Werkzeug. In unserer Branche ist das aber anders. Die öffentlichen Aufträge sind da. Die öffentliche Hand baut, sie plant, sie schreibt aus. Das ist keine Kleinigkeit. 

Die Verfahren sind da. Was fehlt, ist nicht die Nachfrage. Was fehlt, ist Zeit auf Seiten der Büros. Und Zeit ist etwas, wovon wir dank des technologischen Fortschritts etwas zurückgeben können. Das machen wir mit dem Auftragsagent Pro.

Was würdest Du einem Büro sagen, das den Auftragsagent Pro gut findet, gerade aber jeden Euro zweimal umdreht?

Dass ich auch das verstehe, und dass ich es nicht mit einem freundlichen Satz wegwischen will.

Ich sage aber auch: Wer wenig Geld hat, kann sich Fehlbewerbungen am wenigsten leisten. Die Stunden, die heute in Verfahren fließen, die nicht passen, sind der teuerste Posten in der Akquise, und er taucht in keiner Rechnung auf.

Deshalb haben wir die kostenlose Testphase eingerichtet. Vierzehn Tage, ohne Kosten, ohne Kündigung, ohne automatischen Übergang in ein kostenpflichtiges Zusatzpaket. Die Testphase endet einfach. Ich möchte, dass Büros das an ihren eigenen Verfahren ausprobieren und danach selbst rechnen, ob es sich lohnt. Diese Entscheidung kann ich niemandem abnehmen, und ich will es auch nicht. Ich will nur, dass sie auf einer echten Erfahrung beruht und nicht auf einem Werbetext.

Zum Schluss: Was sollte ein Büro tun, das das hier gelesen hat?

Nicht mir glauben. Es an echten Verfahren ausprobieren, die Sie ohnehin gerade prüfen. Nehmen Sie die Zeit, die Sie bisher für Beschaffung und Sichtung der Vergabeunterlagen gebraucht haben, und vergleichen Sie sie mit der, die Sie jetzt brauchen. Diese Differenz mit Ihrem eigenen Stundensatz multipliziert, das ist die einzige Rechnung, die zählt.
Und ansonsten: Nutzen Sie Ihre Spielräume in allen Verfahrensarten und bilden Sie Teams, wenn die eigenen Referenzen nicht ausreichen.