Wie der neue Auftragsagent Pro Stunden spart

Die Akquise von Aufträgen kostet viel Zeit und viele Nerven. Mehrere Stunden Arbeit pro Ausschreibung, Suchen in undurchsichtigen Dokumenten, ein ZIP-Archiv voller Chaos. Das ändert sich jetzt. competitionline bringt seinen KI-gestützten Auftragsagent Pro an den Markt. Die erste Version erstellt unter anderem eine übersichtliche Aufstellung sämtlicher Informationen, die für eine Teilnahmeentscheidung erforderlich sind. 

Laut Unternehmensführung ist das der Startpunkt für eine ganze Palette neuer, KI-gestützter Produkte, die Prozesse der competitionline-Kund*innen effizienter gestalten werden. Minuten statt Stunden werde die Prüfung und Bearbeitung einer Ausschreibung in Zukunft nur noch kosten. Wir haben bei Gründerin Angelika Fittkau-Blank und Co-Geschäftsführer Kanan Al-Zubaidi nachgefragt, was der Auftragsagent konkret kann, wie er erhältlich ist und wann es los geht.

Nicolai Blank: In Kürze kommt der Auftragsagent Pro von competitionline auf den Markt. Bevor wir ins Detail gehen: Was ist das eigentlich? Ein Feature, ein Produkt, ein Versprechen?

Angelika: Unser Auftragsagent ist die Antwort auf die Frage: "Warum muss ich das eigentlich noch selbst machen?" Vergabeunterlagen beschaffen, sichten, durcharbeiten, verstehen, einordnen. Ein ZIP-Archiv voller PDFs, Word-Dokumente, Excel-Tabellen. Jede Vergabestelle strukturiert Unterlagen anders. Wertvolle Stunden vergehen mit repetitiver Sortierarbeit.

Das kostet zu viel Zeit. Hier setzt unser neues Produkt, der Auftragsagent Pro an. Er nimmt unseren Kund*innen das Sichten, Zusammenstellen und Ordnen ab. Dabei ist es uns wichtig, dass Büros nicht blind vertrauen müssen. Jede mit KI extrahierte Information hat eine verfolgbare Quellenangabe. Die Originalunterlagen bleiben jederzeit zugänglich und einsehbar. Kurz: Der Auftragsagent Pro liefert eine strukturierte Grundlage. Die Entscheidung trifft immer der Mensch.

Kanan: Ich würde noch eine Ebene tiefer gehen. Was Angelika beschreibt, ist das, was Büros heute täglich erleben. Was wir gebaut haben, ist die Antwort darauf. Gleichzeitig ist es das Fundament für alles, was danach in unserer KI Product Roadmap folgt: Ab Herbst 2026 wird der Auftragsagent Pro die Anforderungen einer Ausschreibung automatisch mit den eigenen Referenzprojekten und Nachweisen abgleichen. Später wird er aktiv mithelfen, eine Bewerbung zu strukturieren und zu erstellen.

Nicolai Blank: Was macht der Auftragsagent Pro konkret?

Angelika: Der Auftragsagent beschafft und öffnet das Sammelsurium an Vergabeunterlagen. Er liest alle Dokumente – unabhängig vom Format, unabhängig von der Struktur. Und er gibt strukturiert aus, was man braucht: Eignungskriterien, Bewertungsmatrix, Fristen, formale K.o.-Kriterien. Alles ist schon aufbereitet, wenn ein Kunde die Ausschreibung öffnet. 

Der Auftragsagent Pro wurde auf tausenden Vergabeunterlagen trainiert und getestet. Er kennt die Sprache und Logik des deutschen Vergaberechts. Das ist der Unterschied zu einer generischen Lösung, die einfach nur Dokumente liest.

Kanan: Wir setzen dafür Data Engineers, KI-Ingenieure, Frontend- und Backend-Entwickler ein. Sie kennen Vergabeverfahren von innen, weil sie eng mit den hochgradig spezialisierten Mitarbeiterinnen der Redaktion zusammenarbeiten. Diese holen bereits seit vielen Jahren auch die "hinterletzte" Ausschreibung aus dem Keller eines Rathauses hervor, wie Angelika es immer zugespitzt ausdrückt. Wir haben die höchste und zuverlässigste Abdeckung an Ausschreibungen am Markt. Und von diesem Know How profitieren unsere Entwickler*innen und unsere Produkte. 

Darüber hinaus hat die Redaktion übrigens auch die Aufgabe, die Qualität unserer KI und ihres Outputs zu überwachen.

Nicolai Blank: Ihr habt gerade die erste Version des Auftragsagenten Pro beschrieben. Was kommt danach?

Angelika: Unsere KI wird die extrahierten Anforderungen einer Ausschreibung mit den Referenzprojekten und Eignungsnachweisen des Büro-Datenpools abgleichen. Damit haben unsere Kund*innen ein sofortiges Bild, ob sie alle Kriterien zu 100 Prozent erfüllen und wo noch Lücken sind. Im nächsten Schritt unterstützen wir unsere Kund*innen bei der Bildung von Planungsteams. Das hilft etwa dabei, Referenzlücken zu füllen. In Ausschreibungen wird ja oft gefordert, dass bestimmte Planungsdisziplinen abgedeckt sein müssen. Für uns ist das eine Steilvorlage, denn wir haben in der Planungs-Community in Deutschland eine unangefochtene Stellung. Mit dem Auftragsagenten Pro wird die Zusammenstellung von Planungsteams radikal erleichtert. 

Das wird ein eigenes Release und kommt nach den Sommerferien. Jetzt kommt erstmal Version eins des Auftragsagenten Pro: die KI-Analyse der Vergabeunterlagen. Und die allein ist schon ein erheblicher Schritt, der pro Ausschreibung Stunden spart.

Nicolai Blank: Warum ist der Auftragsagent ein eigenes Paket und nicht Teil der bestehenden Mitgliedschaft?

Kanan: Weil es eine große Investition ist, und weil die Beschaffung der Unterlagen sowie jede KI-Analyse echte Rechenleistung kostet. KI bedeutet ja nicht, dass Dinge einfach von alleine laufen. Spezialist*innen müssen die Workflows konzipieren und überwachen, Redakteur*innen die Expertise einbringen und die Qualität überprüfen. Wir können diese Leistung nicht kostendeckend im Basispreis der Mitgliedschaft abbilden. Wer den Auftragsagenten professionell nutzt, zahlt dafür. Wer es nicht braucht, zahlt nicht. Das ist eine faire und ehrliche Logik.

Angelika: Ich möchte das ergänzen: Der Wert, den der Auftragsagent liefert, ist messbar. Wer heute drei Stunden pro Ausschreibung investiert und das auf wenige Minuten reduziert, der rechnet selbst aus, was das wert ist. Wir haben das Paket so bepreist, dass dieser Wert offensichtlich ist.

Nicolai Blank: Wann ist der Auftragsagent nutzbar?

Kanan: Im Juli, sobald die letzten Tests beendet sind.

Angelika: Alle Mitglieder werden sofort informiert. Wir geben Bescheid.

Nicolai Blank: Angelika, Du beschreibst dich selbst als jemand, der Jahre in der Zukunft lebt und täglich den Spagat in die Gegenwart macht. Wie hält man das aus?

Angelika: Ehrlich gesagt: manchmal gar nicht (lacht). Ich sehe sehr klar, wie die Arbeit von Planungsbüros in fünf Jahren aussehen wird und welche Schritte dann automatisiert sind, welche Entscheidungen KI vorbereitet, wie viel Zeit für die eigentliche kreative und fachliche Arbeit bleibt. Und dann sitze ich in der Gegenwart und weiß, dass wir jeden einzelnen Schritt dorthin bauen müssen. Sorgfältig. Nachvollziehbar. Für eine Branche, die zu Recht hohe Ansprüche an Zuverlässigkeit hat.

Kanan: Das ist genau der Punkt, an dem wir uns manchmal reiben und genau deshalb gut zusammenarbeiten. Angelika denkt in Möglichkeiten, ich denke in Tragfähigkeit. Sie fragt: Was ist für unsere Kunden als nächstes möglich? Ich frage: Was muss stimmen, damit es wirklich trägt?

Angelika: Und meistens haben wir beide recht (lacht). Die Frage ist nur, in welcher Reihenfolge.