Man reibt sich die Augen (natürlich mit gewaschenen Händen) und fragt sich: Ist das wirklich erst drei Wochen her? Wann hat das Leben aufgehört, normal zu sein? Vor gut drei Wochen, am 24. Februar, fiel die Entscheidung, dass die Messe Light + Building wegen der Ausbreitung von Covid-19 verschoben wird. Zwei Tage später beauftragt competitionline-Geschäftsführerin Angelika Fittkau-Blank die Verlagsleitung, alle notwendigen Vorkehrungen zu treffen, damit im Falle eines „Shutdowns“ sämtliche Mitarbeiter von zu Hause arbeiten und den Weiterbetrieb von competitionline gewährleisten können. Denn: Sobald im direkten Umfeld eines/r Mitarbeiters/in ein Verdachtsfall auf Corona auftaucht – so die Ansage – gehen alle 35 competitionliner bis auf Weiteres ins Homeoffice.

Zu dem Zeitpunkt war für unser Team noch nicht vorstellbar, dass die Corona-Krise so schnell unseren Verlagsalltag bestimmen würde. Doch bereits eine Woche später, am 2. März bekommen alle Mitarbeiter*innen eine Rundmail betreffend der durch Covid-19 bedingten Situation – ab nun gefolgt von fast täglichen „Corona-News“.

Liebe competitionliner,

das Corona-Virus hat erste Menschen in Deutschland und dieses Wochenende einen Menschen in Berlin erreicht. Damit rückt das Thema auch für uns als Firma weiter in den Fokus. Es besteht zwar kein Grund zur Panik, dennoch wollen wir gut vorbereitet sein. Es geht uns zum einen darum, uns alle zu schützen, und zum anderen sicherzustellen, dass die Arbeit im Notfall möglichst wenig leidet.

Es folgen Informationen zum Corona-Virus und seiner Verbreitung inklusive mehrerer Links zum Thema. Außerdem werden umfangreiche Hygiene- und Vorsichtsmaßnahmen benannt, die alle Mitarbeiter*innen befolgen sollen. Jedes Team wird aufgefordert, eine sinnvolle Vertreterregelung zu finden. Zudem wird abgefragt und erfasst, wer noch Hardware, Software oder technischen Support benötigt, um von zu Hause aus zu arbeiten.

Bei Krankheitssymptomen während der Arbeitszeit bittet das Organisationsteam alle Mitarbeiter*innen um umgehende Information,  damit Arbeitsausstattung, Türklinken, Wasserhähne, Konferenzraum-Laptops und anderes schnell desinfiziert werden können. Wer leichte Infektsymptome wie Schnupfen oder Halskratzen aufweist, wird gebeten, zu Hause zu bleiben. Dienstreisen entfallen, und wer in einem Gebiet war, in dem Corona-Virus-Erkrankungen aufgetreten sind, soll die Verlagsleitung informieren.

„Unsere oberste Priorität war es, unsere Mitarbeiter und Familien – vor allem Eltern und Großeltern – zu schützen und einen gesellschaftlichen Beitrag zur Verlangsamung zu leisten“, kommentiert Verlagsleiterin Melanie Gingold das Vorgehen. „Außerdem wollten wir den Laden natürlich ohne Brüche am Laufen halten, damit wir unser Kundenversprechen einlösen können.“ Nicht ein Newsletter sei ausgefallen, ergänzt Gingold erfreut. Alles Nötige für ein Arbeiten im Homeoffice in die Wege zu leiten, sei dafür essenziell gewesen, ebenso wie die Klärung rechtlicher Aspekte.

Arbeiten im Homeoffice

Rechtliche Hinweise:

  • Grundsätzlich gelten die Arbeits- und Ruhezeiten auch im Homeoffice: Nach sechs Stunden muss eine Pause eingelegt werden, zwischen letzter Arbeitshandlung am Vortag und Arbeitsbeginn am nächsten Tag müssen elf Stunden liegen.

  • Erfolgt das Arbeiten im Homeoffice auf Anordnung des Arbeitgebers, muss dieser auch die Kosten für etwaige erforderliche Arbeitsmittel tragen.

  • Im Homeoffice greift der Arbeitsschutz kürzer: Stößt einem zu Hause etwas zu, kann lediglich der normale Krankenversicherungsschutz geltend gemacht werden, nicht aber der Schutz über die gesetzliche Unfallversicherung.

Grundsätzliche Überlegungen von competitionline:

  • Abfrage „Wer braucht was, um besser arbeiten zu können?“ für die effektive technische Um-/Aufrüstung
  • Wie sind die aktuellen Entwicklungen? Was bedeutet das für unsere Mitarbeiter und unser Unternehmen?
  • Was können wir tun, um unser Unternehmen am Laufen zu halten?
  • Welchen Freiraum können und müssen wir den Mitarbeitern, v. a. denen mit Kindern, geben?
  • Wie können wir die Stimmung, Motivation und das Miteinander fördern?

Technische Maßnahmen für das Homeoffice

  • Externer Zugriff auf lokale Serverdaten: Eine sichere Möglichkeit ist die Verbindung mittels VPN. Dieses muss auf jedem einzelnen Rechner installiert werden, der sich künftig von außen in das Büronetzwerk einwählen können soll.
  • Telefon: Rufnummernumleitung installieren
  • Telefon- und Videokonferenzen: Google Hangouts, Google Meet
  • Austausch von Dokumenten für Gruppen: Google Docs, wrike
  • Verlagerung der Kommunikation in Gruppen-Chats: Google Chat, Slack

Ein klassisches „Abarbeiten“ von Schritten sei laut Gingold angesichts der Situation kaum zu leisten gewesen: „Es musste alles gleichzeitig geschehen. Wir haben uns daher aufgeteilt, weil sich technische und organisatorische Entscheidungen gegenseitig bedingen.“

Im Nachhinein ist die 40-jährige Verlagsleiterin froh, dass ihr Unternehmen bei dem ersten entfernten Verdachtsfall so frühzeitig mit Homeoffice reagiert habe. „Das war ein sehr nützlicher Testballon für die jetzige Situation“, so Gingold. „Wir haben dadurch frühzeitig Technik und Prozesse auf längeres Homeoffice eingestellt. So fiel uns der Gang ins endgültige Homeoffice jetzt leichter, und wir sind schon weiter in der Optimierung.“ 

Das Homeoffice unseres Chefredakteurs am Kinderschreibtisch seiner Tochter bevor...

Das Homeoffice unseres Chefredakteurs am Kinderschreibtisch seiner Tochter bevor...

...und nachdem ihm die Nachbarn einen Balkontisch geliehen haben. Übrigens in einer Architektur der Baufrösche.

...und nachdem ihm die Nachbarn einen Balkontisch geliehen haben. Übrigens in einer Architektur der Baufrösche.

Dann kamen die Einschläge näher. Noch am Abend desselben Tages, des 2. März, erhielten wir eine Nachricht des Chefredakteurs Nicolai Blank: ein Verdachtsfall im Umfeld der Redaktion, ab sofort bitte alle von zu Hause arbeiten – nach Möglichkeit auch die jeweiligen Partner*innen. 

Mittwoch, 4. März:

Erste Redaktionskonferenz der News-Redaktion per Video via Google Meet: Hier muss eine Browsereinstellung geändert werden, dort ist die Akustik schauderhaft, kurz: Es ist noch Luft nach oben. Die nächste Videokonferenz der Redaktion funktioniert allerdings schon reibungslos, und wir alle sind erstaunt, wie schnell man sich an dieses Tool gewöhnen kann.

Die Verlagszentrale leitet alle Bürotelefone auf die Handys der Mitarbeiter*innen um, und alle erhalten VPN-Zugänge, die den Zugriff von zu Hause auf den competitionline-Server erlauben. Nach etwas „Geruckel“ ist auch das erfolgreich erledigt.

Kostenlos einsteigen

Viele Anbieter digitaler Kollaborationswerkzeuge reagieren auf die Corona-Pandemie und bieten kostenlose Varianten ihrer Produkte an oder bauen bestehende Gratis- und kostenpflichtige Optionen aus. Hier eine Übersicht:

Teamviewer drückt laut dem Magazin für digitales Bussines, t3n, derzeit beide Augen zu, wenn das eigentlich nur für private Zwecke kostenlose Tool auch beruflich ohne Bezahlung genutzt wird.

Cisco hat die Gratisversion seines Kommunikationstools Webex für Videokonferenzen etc. kurzfristig erweitert.

Microsoft hat Beschränkungen in der Gratisversion der Slack-Alternative Teams aufgehoben.

Google lässt alle zahlenden G-Suite-Kunden den vollen Funktionsumfang der Videokonferenzlösung Hangouts Meet nutzen.

Auch die Anbieter von Software für Bürokommunikation Discord und Zoom haben ihre Beschränkungen für Gratis-Versionen gelockert.

Jira und Confluence, zwei im IT-Bereich weit-verbreitete Projektmanagement- und Kommunikationstools, sind für kleine Teams ab sofort auch dauerhaft kostenfrei.

Allerdings sind diese Angebote zeitlich begrenzt und sollen lediglich über die kritische Phase der Corona-Pandemie hinweghelfen.

Donnerstag, 5. März:

Entwarnung: „Inzwischen ist klar, dass unser Kontaktmann und dessen Sohn nicht getestet werden. Sie weisen nach 5-6 Tagen nach dem letzten Kontakt mit dem Infizierten keine Symptome auf. Der offizielle Sprech vom Gesundheitsamt: ‚Der Verdachtsfall wurde nicht bestätigt. Alle competitionline-Mitarbeiter dürfen wieder ins Büro kommen, wer mag, darf auch weiterhin im Homeoffice beiben.

Mittwoch, 11. März:

In der wöchentlichen Redaktionskonferenz werden alle Mitarbeiter*innen gebeten, von nun an jeden Tag das Büro so zu verlassen, als würden sie nicht am nächsten Tag wiederkommen. Nutzer*innen firmeneigener Laptops sollen die Geräte jeden Tag hin und her tragen: „Dann seid ihr für den Fall der Fälle startklar.“

Donnerstag, 12. März:

Tags darauf tritt der Fall der Fälle ein: ein weiterer Verdachtsfall im nahen Umfeld einer Mitarbeiterin. Gegen Mittag werden alle Mitarbeiter*innen bis auf Weiteres ins Homeoffice geschickt. Die Kontaktperson lässt sich testen.

Homeoffice eines competitionline-Mitarbeiters

Homeoffice eines competitionline-Mitarbeiters

Noch weiß der Kater nicht, dass ihm sein Platz auf dem Küchentisch bald von einem Laptop streitig gemacht wird ...

Noch weiß der Kater nicht, dass ihm sein Platz auf dem Küchentisch bald von einem Laptop streitig gemacht wird ...

Freitag, 13. März:

Wir bleiben bis auf Weiteres im Homeoffice. Auch weil die Bundesregierung inzwischen empfiehlt, soziale Kontakte möglichst zu vermeiden. Veranstaltungen, Konzerte, Sportkurse, Gottesdienste etc. sind abgesagt, Museen und Bibliotheken geschlossen.

Seit heute Vormittag steht fest, dass ab Dienstag die Berliner Schulen bis zu den Osterferien in drei Wochen geschlossen sind. Die Kitas ziehen nach. Das Thema Homeoffice wird deshalb um das Thema „Familienorganisation“ ergänzt. Die Verlagsleitung empfiehlt den Mitarbeiter*innen zu prüfen: „Wie könnt ihr euch mit euren Partnern absprechen und abwechseln? Die paritätische Verteilung ist uns hier sehr wichtig – die Unternehmen sollen gleichmäßig belastet werden.“

Für das Zurechtruckeln bei spontaner Kitaschließung oder für Tage, die einfach nicht anders zu regeln sind, werden wir bis zu drei Tage nach §616 bezahlte Freistellung zur Verfügung stellen. Das ist der Paragraf, über den man „aus persönlichen Gründen“ „eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“ freigestellt wird, z. B. bei Hochzeit, Geburt, Todesfall etc. Über die flexible Gestaltung der Arbeitszeit hinaus stehen Überstundenabbau, regulärer Urlaub, unbezahlter Urlaub und eine wilde Mischung aus allem zur Verfügung. Bitte sprecht uns an!

Alle Abteilungen organisieren ihre Besprechungen weiterhin mit Google Meet. Der tägliche Newsletter wird wie gewohnt verschickt.

Improvisiertes Homeoffice einer competitionline-Mitarbeiterin

Improvisiertes Homeoffice einer competitionline-Mitarbeiterin

Besondere Zeiten erfordern eine besondere Kommunikation. Am 16. März schreibt uns die Verlagsgründerin Angelika Fittkau-Blank diese denkwürdige Mail:

Liebes Team,

ich habe schon oft vor Euch gestanden und gesagt, dass es mir nicht egal ist, was für ein Unternehmen wir sind und das es mir nicht egal ist, was für ein Arbeitgeber ich bin. Die aktuelle Situation zeigt mir, dass wir mit unserer Haltung, abseits von Unternehmensentwicklung und Kennzahlen, mit unserem Verhalten in der Gesellschaft, in der Lage sind, unseren Beitrag zu leisten. Und das machen wir achtsam, mit großer Sorgfalt, Flexibilität und Schnelligkeit.

Es ist nicht einfach, wir alle werden von jeder Nachricht, die über die Ticker läuft, eiskalt erwischt. Sorgen und Ängste um die Menschen um uns herum, unsere Familien, Eltern und Freunde mischen sich mit der Vielzahl an Herausforderungen für die Organisation unserer täglichen Abläufe und stellen diese auf den Kopf.

Ich bin stolz und dankbar, wie gut und schnell wir uns als Unternehmen diesen Herausforderungen stellen, wie gut Ihr als Team diesen Herausforderungen begegnet und wie jeder Einzelne von Euch sich auf die Situation einstellt. Ihr zeigt dabei Humor, denkt mit und improvisiert und haltet alles am Laufen. Wir werden alles Notwendige unternehmen, damit wir zusammen gut durch diese turbulenten Zeiten steuern und auf Kurs bleiben. Wenn Euch etwas bedrückt oder Sorgen macht, wenn Ihr Hilfe braucht oder irgendetwas zu regeln oder organisieren ist, sagt uns Bescheid. So wie wir Perspektiven für unsere Kunden schaffen, werden wir auch für uns Perspektiven schaffen und diese Krise überstehen.

Vielen Dank!

Und dann noch etwas zum Feiern und Schmunzeln: competitionline ist am 14.03.2003 das erste Mal ans Netz gegangen. Wir sind nun 17!!!! Und damit fast volljährig! Die Pubertät haben wir in den Griff bekommen, Pickel und Nervenzusammenbrüche werden weniger.

Liebes Team, ich danke Euch für Euren großartigen Einsatz. Nur durch Euch alle ist competitionline das, was es ist!

Ich bin sehr froh und dankbar, mit Euch allen arbeiten zu dürfen! Happy Birthday und liebe Grüße von zu Hause nach zu Hause!

Angelika

Dienstag, 17. März

Liebe competitionliner,

die Corona-Maßnahmen der Regierung gehen in die nächste Runde: Damit sind auch Spielplätze, Bekleidungsläden, Gottesdienste etc. betroffen. Dafür sollen alle lebensnotwendigen Geschäfte sogar auch am Sonntag öffnen um das Einkaufen zu entzerren und lange Schlangen zu vermeiden.

Ausgangssperre: Es kann sein, dass dies auch noch auf uns zukommt.

Arbeiten im Büro? Wir haben trotz allem gehört, dass hier und da einzelne Bedürfnisse nach Arbeit im Büro geäußert werden – sei es für bestimmte Aufgaben, für die das Büroequipment gebraucht wird oder aus anderen Gründen. Wir können uns dies in geringem Maße und nach Absprache vorstellen. Wichtig ist dabei, dass das Ziel, soziale Kontakte zu vermeiden, immer im Vordergrund steht und wir mit den Vorsichtsmaßnahmen nicht nachlassen. 

Empfohlen wird: eine Person pro Raum; pro Person eine zugewiesene Toilette; viermal täglich zehn Minuten querlüften; regelmäßig gründlich Händewaschen, nicht ins Gesicht fassen; keine ÖPNV; Besprechungen und Essen nur mit 1,5 Meter Abstand; im großen Raum kann an jeder Insel einer sitzen.

Für die informelle Kommunikation zwischendurch aus dem Homeoffice wird ein Google-Chat eingerichtet mit dem Titel: „An der Kaffeemaschine (auch für Teetrinker)“.

Das wöchentliche Verlagsupdate, das normalerweise als Gruppenkonferenz stattfindet, führen wir ab sofort über entsprechende Kurzeinträge in der Büroorganisationssoftware wrike durch.

Die Redaktionsräume von competitionline sind derzeit verwaist ...

Die Redaktionsräume von competitionline sind derzeit verwaist ...

Miittwoch, 18. März

Homeoffice und Kinderbetreuung, das war, wenn man ehrlich ist, noch nie die ganz ideale Kombination. Doch seit in dieser Woche die Schulen und Kindergärten geschlossen haben, experimentieren in Deutschland so viele Familien mit der Kombination von Job und Erziehung wie noch nie zuvor. Und merken: Mit den richtigen Hilfsmitteln und Methoden, nicht zuletzt mit der Kraft des Internets geht da was. Und ganz nebenbei, lässt sich beobachten, bekommt so die Digitalisierung der Bildung einen gewaltigen Schub.

Das Altersspektrum der 25 competitionline-Kinder reicht von wenige Monate alten Säuglingen bis zu volljährigen Teenagern. Und so unterschiedlich sind dann auch die Erfahrungen und Learnings, die wir in diesen ersten Tagen machen konnten.

Homeoffice mit Kleinkind

Das funktioniert nur, wenn auch der andere Partner da ist und man sich in der Betreuung abwechseln kann, berichtet eine Mitarbeiterin aus der Ergebnis-Redaktion. Kinder im Alter ihrer Tochter (1,5 Jahre) möchten nun einmal fast ständig von Mama oder Papa beschäftigt werden, stecken sich alles, was sie finden, in den Mund und brauchen immer ein waches Auge. Da ihr Mann auch im Homeoffice arbeite, halten sie sich gegenseitig den Rücken frei und beginnen zeitversetzt mit der Arbeit, wenn die Kleine noch schläft. Insgesamt eine machbare aber anstrengende Situation, berichtet sie, zumal die 60-jährige Großmama nun wegen der Ansteckungsgefahr nicht mehr helfen dürfe.  

Homeoffice mit (Vor-)Schulkindern

Je älter die Kinder, um so besser klappt es in der Regel auch mit dem gemeinsamen Homeoffice. Empfehlenswert, das berichten gleich mehrere Teammitglieder, ist hier eine klare Tagesstruktur mit fester Frühstückszeit, eventuell etwas Frühsport, gemeinsamen Schreibtischzeiten, einem Stundenplan für die Aufgaben und Zeitfenstern für die weiteren Mahlzeiten.

Die Kinder der competitionline-Verlagsleiterin sind neun und sechs Jahre alt und haben gleich zu Beginn der Woche mit ihren Eltern gemeinsam einen Plan für die ganze Woche erstellt und dabei selbst festgelegt, wann sie ihre Schulaufgaben machen – und wann sie Spielzeit haben. „Daran halten sie sich auch ziemlich gut, ohne viel Diskussion.“ Wichtig sei der klare Wechsel zwischen Lerneinheiten und Pausen. „Wir machen aktuell zweimal 30 Minuten eigenständige Lerneinheiten. Dafür haben wir dem Vorschulkind spielerische Arbeitsblätter aus dem Internet heruntergeladen, die Neunjährige hat ein ordentliches Aufgabenpaket von ihren Lehrern geschickt bekommen.“ Dazwischen hätten die Kinder Spielzeit, später auch Fernsehzeit, Essenszeit und (solange es noch geht) am Nachmittag Rausgeh- und Tobezeit.

Schulen, die digitale Lernplattformen wie Google Classroom oder Moodle nutzen, gehören in Berlin noch nicht zum allgemeinen Standard. Viele Kinder bekommen ihre Aufgaben per E-Mail. Zusätzlich nutzen Familien mit schulpflichtigen Kindern digitale Lernangebote bereits oft und gern: Hoch im Kurs stehen zum Beispiel die kostenlosen Angebote scoyo, anton oder duolingo.

Dank der zahlreichen Spielseiten und kindgerechten Bildungsfilme, die sich kostenlos abrufen lassen, könne man mit Kindern im Grundschulalter recht effektiv im Homeoffice arbeiten, berichtet eine Kollegin aus der Zentrale. Allerdings müsse man immer wieder spontan reagieren und eine Pause einschieben, wenn die Kinder sie brauchen, zum Erklären, Mutmachen oder zum spontanen Brownies Backen. Immerhin: Ihre achtjährige Tochter schätze ihre Lernerfolge gerade sogar besonders hoch ein, weil sie jetzt weniger abgelenkt wird als in einer großen Klasse.

Wer nicht gerade wie sie auf einem einsamen Wochenendgrundstück an einem Brandenburger See im Homeoffice sitzt, hat mit seinen Kinder in dieser besonderen Situation auch heikle Alltagsfragen zu diskutieren. Rausgehen, Spielplätze und Parks nutzen und sich mit Freunden verabreden, all das sind plötzlich keine Selbstverständlichkeiten mehr. Das zu verstehen, ist besonders für Kinder und Jugendliche schwer und sorgt für viel Diskussionsstoff in den Familien.

„Wir treffen uns nur noch mit einer festen Kontaktfamilie“, berichtet eine Mitarbeiterin, und eine andere erzählt von langen Diskussionen mit ihren beiden Teenagertöchtern, dass das intensive Cliquenleben leider so erstmal nicht weitergehen könne. „Es war schmerzhaft für sie und stellt sicher auch die eine oder andere Freundschaft auf eine Belastungsprobe. Aber am Ende haben sie verstanden, dass wir jetzt die Kreise kleiner ziehen müssen.“ Beide Töchter haben sich für zwei enge Bezugspersonen entschieden, mit denen sie sich während der Corona-Krise treffen werden. Und ihren anderen Freunden in aller Ruhe erklärt, warum sie in der nächsten Zeit erst einmal nur stundenlang miteinander telefonieren können.

Wie geht es weiter?

„Wir leben von Tag zu Tag und haben einen täglichen Videokonferenztermin im Geschäftsführungsteam, um die aktuellen Entwicklungen zu bewerten und Maßnahmen abzuleiten“, sagt Melanie Gingold. „Wir wollen weiter an sozialen Aspekten arbeiten, das Team zusammenhalten, Ideen entwickeln, wie die Mitarbeiter zu Hause nicht ‚vereinsamen‘ – vor allem, wenn noch eine Ausgangssperre dazukommen sollte.“

To be continued ...
 

Welche Erfahrungen macht Ihr Büro mit dem Arbeiten in Zeiten von Covid-19?

Schreiben Sie uns!

Wir veröffentlichen Ihre Leserbriefe gerne und gegebenenfalls in gekürzter Form an dieser Stelle.

Bleiben Sie gesund!

TV-Schulprogramme und Online-Lernangebote

 

Das Angebot ist riesig, vieles ist kostenlos oder bietet eine mehrwöchige beitragsfreie Testzeit! Hier unsere vorläufige Auswahl:

 

Schul- und Bildungsfernsehen

http://www.zdf.de/kinder

Schule daheim: Lernangebot der ARD

BR-Alpha Lernen

Planet Wissen

ARD Planet Schule

Rätseln, Malen, Lernen für Kinder im Vorschulalter

Kleineschule

Malvorlagen

Schlaudino Arbeitsblätter

Lern-Apps und Seiten für Schulkinder 

Simpleclub: ab der 7. Klasse

Lehrermarktplatz: Lehrer stellen Unterrichtsmaterialien bereit

Scoyo: 1. bis 7. Klasse

Anton: 1. bis 10. Klasse

Sofatutor:  Nachhilfeprogramm mit Übungen, Tests und persönlichem Support

Mathe/Naturwissenschaften

Matific: Kindergarten bis 6. Klasse

Lazuli: Kindergarten bis 2. Klasse

ClassNinjas: 5. bis 8. Klasse

Bettermarks: 4. bis 10. Klasse

Lesen/Schreiben/Sprachen

Antolin: Lesen 1. bis 10. Klasse

Razkids: Leseplattform ab der 5. Klasse

Duolingo: kostenloses Sprachlernprogramm

Kreativität und Freizeit

Stop Motion Studio: Digitales Daumen-Kino und kleine Filme zum Selbermachen

Book Creator: Digitale Bücher gestalten und Geschichten erfinden

Audio Studio: Hörbücher und Sounds erfinden

Coding und Robotics

Kodable: Programmieren lernen für Vor- und Grundschulkinder

Calliope: Einen Miniroboter programmieren lernen

Dash & Dot: Schaffe dir deinen eigenen digitalen Spielgefährten